Formulaire :Check-list pour le recrutement d'une secrétaire

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Une secrétaire doit être capable de répondre aux besoins spécifiques de son employeur.

En conséquence, avant de commencer vos démarches de recrutement, vous avez intérêt à recenser les tâches et les responsabilités que vous allez lui confier. Ce travail préliminaire vous permettra de savoir quelles sont les compétences et les qualités qui lui seront indispensables pour que la collaboration soit satisfaisante pour vous et pour elle-même.

En outre, vous devez vérifier si elle a le savoir-faire et le savoir-être qui sont nécessaires dans tous les cas. Suivez minutieusement la présente check-list.

Notice : Check-list pour le recrutement d'une secrétaire

Cette check-list impose que vous vous assuriez du fait que la candidate que vous avez présélectionnée répond aux impératifs suivants :

  • posséder un sens aigu de l'organisation (notamment si vous serez conduit à lui demander d'organiser des réunions ou des déplacements),
  • maîtriser parfaitement l'emploi du matériel informatique et des systèmes de communication,
  • avoir une excellente capacité d'expression écrite,
  • avoir une bonne présentation et un très bon sens du contact,
  • avoir des qualités humaines de discrétion, de disponibilité et de diplomatie,
  • être d'une loyauté et d'une honnêteté irréprochables,
  • avoir des qualités d'autonomie, de rigueur, d'initiative et d'adaptation,
  • manifester un réel désir de contribuer à la prospérité de votre société,
  • avoir si possible une excellente maîtrise de l'anglais et d'une autre langue étrangère.

Formulaire

Check-list pour le recrutement d'une secrétaire

L'examen de la lettre de candidature et du CV de la candidate

  • L'orthographe et la rédaction de ces deux documents sont satisfaisantes : oui / non

  • Les diplômes que la candidate possède répondent à vos exigences : oui / non

  • La lettre et le CV sont agréables à lire : oui / non

  • Son expérience a une durée suffisante : oui /non

  • Les fonctions qu'elle a exercées chez ses précédents employeurs l'ont bien préparée à celles que vous allez lui confier : oui /non

  • Elle justifie une parfaite maîtrise de l'anglais : oui / non

  • Elle justifie une parfaite maîtrise d'une autre langue étrangère : oui / non

L'entretien de recrutement

  • La candidate arrive à l'heure : oui / non

  • Sa présentation est bonne : oui / non

  • Elle a un contact courtois et agréable : oui / non

  • Elle donne des réponses sincères et précises à vos questions : oui / non

  • Ses réponses révèlent une parfaite maîtrise de l'emploi du matériel informatique et des outils de communication modernes : oui / non

  • Vous lui demandez de faire quelques travaux sur un ordinateur et elle les fait avec aisance : oui / non

  • Vous la questionnez en anglais et elle démontre une bonne capacité à s'exprimer dans cette langue : oui / non

  • Elle possède les connaissances spécifiques indispensables pour les missions qu'elle devra accomplir dans votre structure (par exemple : des connaissances juridiques si vous êtes avocat) : oui / non

  • Lorsque vous la questionnez au sujet des fonctions qu'elle a exercées dans le passé, elle peut répondre si elle a été capable de :

    • trouver des astuces qui lui ont permis d'améliorer la qualité ou la productivité de son travail : oui / non

    • résoudre des problèmes d'organisation : oui / non

    • faire preuve d'autonomie : oui / non

    • travailler en télétravail si une grève des transports collectifs l'oblige à rester chez elle : oui / non

  • Enfin, si vous lui demandez ce que signifie pour elle l'expression « contribuer à la prospérité et à la croissance de l'entreprise », la réponse qu'elle donne révèle un bon niveau de motivation : oui / non

L'adéquation de la candidate aux personnes et à la structure

  • Votre ressenti personnel :

    • Vous avez apprécié sa personnalité : oui / neutre / non

    • Vous pensez que vous arriverez bien à travailler avec elle : oui / neutre / non

  • Votre ressenti par rapport à la structure :

    • Vous pensez qu'elle s'intégrera bien dans l'équipe : oui / neutre / non

    • Vous pensez qu'elle sera en phase avec la culture de la structure : oui / neutre / non

La prise de références auprès des anciens employeurs

Il est indispensable de contacter les anciens employeurs de chaque candidate et de poser à chacun d'eux toutes les questions indiquées ci-dessous. En effet, un candidat sur deux ment en rédigeant son CV, et il faut déjouer tout mensonge pour éviter les mauvaises surprises.

Le contrôle du CV et des déclarations faites par la candidate lors des entretiens de recrutement

  • L'employeur questionné confirme la date à laquelle il a embauché la candidate et la date à laquelle celle-ci l'a quitté : oui / non

  • Il déclare que la candidate a travaillé chez lui : en CDD / CDI / intérim

  • Il confirme les déclarations faites par la candidate au sujet de la nature du poste qu'elle a occupé chez lui : oui / non

  • Il confirme les déclarations faites par la candidate au sujet des tâches et des responsabilités qui lui ont été confiées : oui / non

  • Il confirme les déclarations faites par la candidate au sujet des performances qu'elle prétend avoir réalisées dans son travail : oui / non

L'interrogatoire des employeurs au sujet de leur jugement porté sur le travail de la candidate et sur ses qualités

  • L'employeur questionné a estimé que le travail fourni par la candidate a été :
    très bon / bon / assez bon / moyen / mauvais

  • Il a pensé que ses qualités de contact, de discrétion, de disponibilité et de diplomatie ainsi que sa capacité à travailler en équipe ont été :
    très bonnes / bonnes / assez bonnes / moyennes / mauvaises

  • Il a pensé que la maîtrise par la candidate de l'emploi de l'informatique et des outils de communication est : très bonne / bonne / assez bonne / moyenne / mauvaise

  • Il affirme que la candidate a une honnêteté et une loyauté irréprochables : oui / non

  • Il déclare que le sens de l'organisation de la candidate est :
    très bon / bon / assez bon / moyen / mauvais

  • Il a pensé que ses qualités de rigueur, d'adaptation, d'initiative et d'autonomie sont :
    très bonnes / bonnes / assez bonnes / moyennes / mauvaises

  • Il pense que la candidate s'implique suffisamment pour contribuer à la bonne marche de la société pour laquelle elle travaille : oui / non

  • Il déclare que la candidate a démissionné / a été licenciée pour le motif suivant : ________

  • Il serait disposé à la réembaucher : oui / non

Check-list pour le recrutement d'une secrétaire en PDF

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