Un groupe de travail est un groupe de personnes réunies pour travailler sur un projet commun sous la conduite d’un animateur. Les objectifs d’un groupe de travail dans l’entreprise sont variés : suivre un projet, organiser une action spécifique, traiter un problème, etc.
Comment constituer un groupe de travail ? Quel est son fonctionnement ? Quels sont ses avantages ? Le point maintenant.
La mise en place d’un groupe de travail
Pour qu’un travail de groupe soit productif, il est nécessaire de bien choisir les intervenants. Le premier rôle de l’animateur est donc de construire un groupe de travail efficace et pertinent.
En fonction de l’objectif visé, les intervenants doivent être sélectionnés pour leur fonction ou leur compétence technique.
Il est important de faire attention aux liens hiérarchiques pouvant exister entre les différents intervenants. Ces liens ne doivent pas empêcher certains intervenants de s’exprimer librement.
Pour être efficace, le groupe de travail doit comporter un nombre minimum et maximum de participants. En général, il est constitué de 5 à 10 personnes. En effet, en-dessous de 5 personnes, l’apport de points de vue différents apparaît trop limité. Et au-delà de 10 personnes, il est souvent difficile de communiquer aisément.
Animation du groupe de travail
Un animateur doit être en charge de la préparation et de l’animation des différentes réunions.
Il est conseillé de mettre par écrit les points essentiels régissant le fonctionnement du groupe de travail. Cet écrit peut notamment reprendre le nom des intervenants, les objectifs visés, les résultats attendus, les exigences, les outils de travail, la périodicité des réunions, etc.
Il est important de préparer en amont la réunion en collectant les informations et les éléments qui vont permettre aux différents intervenants de travailler efficacement. Ainsi, l’ordre du jour doit donc être remis préalablement à la réunion. L’envoi de différents documents de lecture peut également permettre de préparer efficacement la réunion.
Au début de chaque réunion, il est nécessaire de rappeler les objectifs attendus ainsi que les délais dans lesquels ils doivent être accomplis. Il vaut mieux s’assurer avant la réunion que les objectifs du groupe de travail sont connus et compris par tous les intervenants.
Les réunions du groupe de travail doivent être un lieu de partage et de communication.
Pour être efficace le groupe de travail doit avoir à sa disposition les outils nécessaires à la réalisation de ses objectifs (projecteur vidéo, paperboard, etc.).
Il est conseille de choisir un secrétaire pour garder les traces écrites des propos exposés lors de la réunion.
Avantages du groupe de travail : l’union fait la force !
La mise en place d’un groupe de travail permet la mise en œuvre d’une volonté commune d’atteindre les objectifs fixés.
Le groupe de travail possède de nombreux avantages :
- Le partage des intelligences et des compétences ;
- Le partage des méthodes et des ressources de travail ;
- Le partage des opinions et des expériences personnelles.
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