Lors de la rupture du contrat de travail, il appartient à l’employeur d’établir une attestation à destination de Pôle emploi, reprenant les éléments essentiels de la relation de travail (article R.1234-9 du Code du travail).
Cette attestation est remise suivant un modèle établi par l’assurance chômage. Attention, depuis le 1er juin 2021, les anciens modèles d’attestations ne sont plus acceptés par Pôle emploi : le modèle unique valide peut être trouvé dans l’espace employeur sur pole-emploi.fr, ou sur le logiciel de paie pour les entreprises qui sont dans le périmètre de la DSN.
Attestation Pôle emploi : contenu
Vérifier la bonne rédaction de cette attestation est important : grâce à ces informations, les droits aux allocations-chômage du salarié seront évalués, notamment quant à leur montant et leur durée. Cette attestation doit contenir des éléments essentiels de la relation et de la rupture du contrat.
Il convient d’apporter une attention particulière à la date d’embauche, de licenciement, au motif du licenciement, au dernier jour travaillé, aux salaires mentionnés avec les primes, etc.
Délivrance de l’attestation Pôle emploi
La remise de l’attestation Pôle emploi est obligatoire, quel que soit le mode de rupture du contrat de travail. La Cour de cassation l’a précisé dans le cas d’une démission par un arrêt du 15 mars 2017. Mais la délivrance de l’attestation Pôle emploi est soumise à quelques règles.
Principe de déclaration de la fin de contrat via la DSN
L’employeur est tenu de délivrer l’attestation Pôle emploi au salarié dont le contrat est rompu. Pour cela, il doit déclarer la fin de contrat auprès de Pôle emploi dans le but d’obtenir une attestation employeur rematérialisée (AER).
Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises doivent signaler la fin d’un contrat de travail par le biais de la procédure DSN, dans la partie « signalement de fin de contrat ». Cette déclaration permet d’avertir Pôle emploi de la rupture d’un contrat et d’obtenir, en se reconnectant à la plateforme DSN, l’attestation employeur rematérialisée qui est à délivrer au salarié concerné.
Depuis le 1er juin 2021, les anciens modèles d’attestations employeurs (AE) ne sont plus acceptés par Pôle emploi. Pour s’assurer d’avoir le modèle d’attestation en vigueur, il est recommandé de privilégier le canal de la DSN et du signalement « fin de contrat de travail », ou d’utiliser son « Espace employeur » sur le site pole-emploi.fr pour les employeurs hors périmètre de la DSN. À compter de janvier 2022, seules la DSN et la transmission du signalement de « fin de contrat de travail unique » permettront d’obtenir l’attestation employeur.
Exception pour certains contrats
L’obligation de déclarer la fin d’un contrat par la procédure DSN ne concerne pas encore l’ensemble des contrats de travail. Pour certains contrats, l’employeur est dans l’obligation de continuer à transmettre l’attestation d’assurance chômage à Pôle emploi selon la procédure antérieure à la mise en place de la DSN jusqu’au plus tard le 1er janvier 2019 (décret n° 2017-858 du 9 mai 2017).
L’envoi, hors procédure DSN, de l’attestation Pôle emploi intervient :
- à l’occasion du signalement de la fin d’un contrat dont le début et la fin interviennent entre deux échéances successives de transmission de la DSN (hormis pour les contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaire, les CDD des salariés des associations intermédiaires, les CDD saisonniers et CDD d’usage) ;
- à l’occasion du signalement de la fin d’un contrat de travail du personnel navigant de la marine marchande, des marins-pêcheurs, des ouvriers dockers, des ouvriers et techniciens de l’édition d’enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle.
S’agissant de ces contrats, l’employeur doit continuer à utiliser l’ancienne procédure de transmission de la DSN, à savoir :
- envoi de l’attestation d’assurance chômage à Pôle emploi soit par voie électronique pour les employeurs dont l’effectif est supérieur à 10 salariés ;
- envoi de l’attestation Pôle emploi, au choix de l’employeur, soit par voie postale (Pôle emploi – Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex). ou électronique pour les autres employeurs.
Mode de délivrance
L’attestation à destination de Pôle emploi est par principe quérable, c’est-à-dire que l’employeur doit tenir ces documents à la disposition du salarié, en l’invitant à venir les retirer, par exemple dans la lettre de licenciement.
Par exception, elle est portable, c’est-à-dire que l’employeur prend l’initiative de la remettre au salarié.
Délai de délivrance
L’attestation doit être établie et mise à disposition sans délai à la fin du contrat du travail, c’est-à-dire :
- au moment de la rupture si aucune période de préavis n’est prévue (licenciement pour faute grave ou lourde) ;
- à la fin de la période de préavis dans les autres hypothèses, que ce préavis soit ou non rémunéré.
Par exception, les entreprises de travail temporaire et les associations intermédiaires (visant à la réinsertion des personnes en difficulté) peuvent ne remettre les attestations à certains salariés que sur demande, à la condition que le contrat de travail mentionne le droit pour le salarié d’obtenir sans délai ces documents dès le jour d’expiration du contrat (articles R. 1234-11 et R. 1234-12 du Code du travail).
Pour les entreprises de travail temporaire, les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d’attestation pour leurs salariés (article R. 1234-12 du Code du travail).
Auparavant, la non-remise à un salarié des documents à destination de Pôle emploi lui permettant de s’inscrire au chômage entraînait nécessairement pour lui un préjudice devant être réparé (Cass. soc., 19 mai 1998, n° 97-41.814).
Mais cette position doit être nuancée : l’existence d’un préjudice n’est désormais plus présumée. Celui qui invoque un manquement aux règles de la responsabilité civile devra prouver cumulativement l’existence d’une faute, d’un lien de causalité et d’un préjudice (Cass. soc., 13 avril 2016, n° 14-28.293).