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Vous êtes salarié et vous avez été désigné représentant d’une association ou d’une mutuelle pour siéger bénévolement dans une instance instituée auprès d'une autorité de l’État ou d'une collectivité territoriale. Vous avez le droit à un congé de représentation légal allant jusqu'à 9 jours par an pour participer aux réunions de cette instance.
Voici comment demander un congé de représentation.
1. Respectez un délai de prévenance pour demander un congé de représentation
Avant de prévenir votre employeur que vous souhaitez prendre un congé de représentation, consultez les accords collectifs et la convention collective applicables dans l’entreprise pour vérifier s’ils prévoient un délai de prévenance spécifique. S’ils n'en mentionnent pas, comptez un délai d’au moins 15 jours avant le début du congé demandé.
Bon à savoir : un avis doit figurer sur les panneaux d’affichage de votre entreprise précisant où et comment consulter ces textes.
Faites une demande écrite à votre employeur en précisant :
- la date de votre congé et la durée de votre absence ;
- l’instance au sein de laquelle vous êtes appelé à siéger.
Adressez ce courrier à votre employeur avec accusé de réception, ou remettez-lui en mains propres.
Bon à savoir : lorsque la convention collective ou les accords collectifs ne prévoient pas des dispositions plus favorables que la loi, la durée maximale du congé de représentation est de 9 jours par an, que vous pouvez fractionner en demi-journées.
2. Connaissez la décision de votre employeur concernant votre demande
Votre employeur peut vous refuser un congé de représentation. Il doit vous le notifier par tout moyen permettant de prouver la date (courrier recommandé avec AR, lettre remise en mains propres, e-mail avec accusé de réception, etc.) dans les 4 jours suivant la réception de votre demande (article R. 3142-45 du Code du travail).
Bon à savoir : passé ce délai de 4 jours, si vous n'avez pas de réponse de la part de votre employeur, vous pouvez considérer qu'il a accepté votre demande.
Le refus d'un congé de représentation peut être motivé par la limitation des bénéficiaires ou le dysfonctionnement de l'entreprise lié à l'absence du salarié.
Le nombre de bénéficiaires est limité
Le nombre de salariés pouvant bénéficier du congé de représentation au cours d’une même année, dans un même établissement, est limité. Si un ou plusieurs autres salariés en ont déjà eu un en cours d’année, votre employeur peut refuser votre demande jusqu'à l’année suivante.
S'il n'y a pas de limite mentionnée dans la convention ou les accords collectifs, le nombre de salariés pouvant bénéficier de ce congé chaque année est proportionnel à l’effectif de l'établissement et fixé par le Code du travail :
- moins de 50 salariés – 1 bénéficiaire ;
- de 50 à 99 salariés – 2 bénéficiaires ;
- de 100 à 199 salariés – 3 bénéficiaires ;
- de 200 à 499 salariés – 8 bénéficiaires ;
- de 500 à 999 salariés – 10 bénéficiaires ;
- de 1 000 à 1 999 salariés – 12 bénéficiaires ;
- à partir de 2 000 salariés – 2 bénéficiaires de plus par tranche supplémentaire de 1 000 salariés.
L'absence du salarié peut perturber le fonctionnement de l'entreprise
Votre employeur peut aussi refuser de vous octroyer ce congé de représentation s’il estime que votre absence risque d'avoir des conséquences préjudiciables sur la production et la bonne marche de l’entreprise.
Son refus doit être motivé. En outre, avant de vous le signifier, il doit consulter le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel.
3. Contestez la décision de votre employer ou réitérez votre demande de congé de représentation
En cas de refus de votre employeur, vous pouvez :
- soit accepter sa décision et faire une nouvelle demande de congé pour une prochaine réunion de l’instance ;
- soit contester sa décision s’il vous apparaît qu’elle n’est pas fondée.
Le refus de votre employeur est justifié : formulez une nouvelle demande
Si votre employeur vous a refusé le congé parce que le nombre maximum de salariés en ayant bénéficié dans l'établissement au cours de l'année est déjà atteint, attendez l'année suivante pour formuler une nouvelle requête.
Si la décision de votre employeur est justifiée par la désorganisation liée à votre présence, refaites une demande de congé de présentation prenant effet lors de la prochaine réunion de l’instance.
Bon à savoir : vous serez alors prioritaire pour obtenir ce congé ; l'employeur doit en principe l'accepter.
Le refus de votre employeur n’est pas justifié : contestez sa décision
S’il apparaît que votre employeur refuse votre demande de congé de représentation sans avoir motivé sa demande ou si sa justification ne correspond pas à la réalité, vous pouvez contester sa décision devant le conseil de prud’hommes.
Adressez-vous au conseil de prud'hommes de votre lieu de travail ou du siège social de votre entreprise.
Bon à savoir : si vous travaillez à domicile ou en dehors de l'établissement, contactez celui de votre domicile ; vous trouverez les coordonnées sur le site du ministère de la Justice.
Préparez votre requête. Sur papier libre, mentionnez :
- vos coordonnées et celles de votre employeur ;
- votre volonté d'engager une procédure devant le bureau de jugement ;
- l'objet de votre demande (obtenir un congé de représentation) ;
- un exposé sommaire des motifs de votre demande.
Exemple : le congé vous sert à représenter telle association…
Datez et signez.
Pour appuyer votre demande, joignez tout document prouvant que vous allez représenter l'association ou la mutuelle lors de la réunion d’une instance à une date donnée. Faites une liste de ces différentes pièces sur papier libre : c'est le bordereau récapitulatif.
Bon à savoir : ajoutez à ce dossier un double de la lettre et du bordereau récapitulatif : ils seront transmis à votre employeur avec sa convocation devant le conseil de prud'hommes.
Adressez au greffe l'ensemble de ces documents en recommandé avec accusé de réception ou bien déposez-les en mains propres au greffe.