Un salarié ne peut pas légalement prendre ses congés payés dans n’importe quelles conditions. Ces conditions sont fixées notamment par les articles L. 3141-12 à L. 3141-16 du Code du travail. Elles doivent être respectées par l’employeur. Explications.
Congés payés : fixés par accord collectif
Le salarié peut prendre ses congés payés dès qu’il a acquis des droits à congés payés :
- Cela ne signifie pas que le salarié décide lui-même de la date de ses congés payés, selon son bon vouloir.
- En principe, il ne peut demander à prendre ses congés payés qu’à l’intérieur d’une certaine période.
- Réciproquement, l’employeur ne doit accorder les congés payés qu’à l’intérieur de la période fixée.
La période générale des congés payés pour l’ensemble des salariés doit être déterminée par convention collective ou accord collectif. Elle doit obligatoirement comporter la période allant du 1er mai au 31 octobre :
- La période générale des congés payés s’impose aux salariés et à l’employeur. C’est la période générale au cours de laquelle chaque salarié peut prendre ses propres congés payés.
- S’il n’y a pas d’accord collectif ou de convention collective, c’est l’employeur qui doit fixer la période générale des congés payés pour l’ensemble des salariés. Mais, il doit le faire en se référant aux usages de l’entreprise (les usages sont des pratiques générales, constantes et fixes). De plus, l’employeur doit consulter le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel.
- L’employeur doit porter à la connaissance des salariés la période générale des congés payés pour l’ensemble des salariés. Il doit le faire au moins deux mois avant le début de cette période (article D. 3141-5 du Code du travail).
Ordre de départ des congés payés
L’ordre des départs en congés payés peut être fixé en vertu de règles prévues par les accords collectifs ou les usages. Sinon, c’est l’employeur qui fixe cet ordre, après avoir consulté le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel.
L’ordre des départs en congés payés doit être communiqué à chaque salarié au moins un mois avant la date prévue pour son départ en congés payés (article D. 3141-6 du Code du travail). Cette communication, qui se faisait auparavant par voie d’affichage, se fait aujourd’hui « par tout moyen » (décret du 20 octobre 2016).
Critères pour fixer l’ordre des départs
Pour fixer l’ordre des départs, l’employeur doit tenir compte des éléments suivants :
- la situation de famille du salarié ;
- la possibilité ou non pour le conjoint du salarié ou son partenaire passé de prendre ses congés payés aux mêmes dates ;
- l’ancienneté du salarié ;
- éventuellement, le fait que le salarié travaille aussi dans une autre entreprise ;
- si deux conjoints ou deux partenaires de pacs travaillent dans la même entreprise, ils ont le droit de prendre leurs congés payés en même temps.
Congés et vacances scolaires
La loi n’oblige pas l’employeur à accorder les congés payés en périodes de vacances scolaires. Il peut donc être judicieux d’insérer des clauses relatives à cette question dans les conventions collectives ou les accords collectifs.
De plus, l’employeur doit tenir compte de la situation de famille du salarié. Il doit donc quand même prendre en considération notamment le fait que le salarié a ou non des enfants.
Circonstances exceptionnelles
Sauf s’il y a des circonstances exceptionnelles, les dates de départ et l’ordre des départs en congés payés, fixés par l’employeur, ne peuvent pas être modifiés dans le mois qui précède la date prévue pour le départ.
Cas de congés payés imposés
Dès lors qu’il respecte les règles énoncées ci-dessus, l’employeur peut imposer au salarié ses dates de congés payés :
- Le salarié qui partirait en congés payés à des dates qu’il a lui-même décidées, sans accord de l’employeur, commettrait une faute.
- À l’inverse, le salarié a le droit de refuser de partir en congés payés aux dates fixées par l’employeur si ce dernier n’a pas respecté les règles minimales prévues par la loi ou un accord collectif, voire un usage.
Si l’employeur impose au salarié de prendre ses congés payés en dehors de la période générale du 1er mai au 31 octobre, le salarié a droit à une compensation :
- Au moins 6 jours de congés payés pris en dehors de la période normale : 2 jours de repos supplémentaire (ou plus si un accord collectif le prévoit)
- Entre 3 et 5 jours de congés payés pris en dehors de la période normale : 1 jour de repos supplémentaire (ou plus si un accord collectif le prévoit)
- La 5e semaine de congés payés ne donne pas droit à ces repos supplémentaires si elle est prise en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre (à moins qu’un accord collectif n’en décide autrement)
Report des congés payés
Par principe, les congés payés acquis par un salarié doivent obligatoirement être pris au cours de la période de référence fixée au sein de l’entreprise. Si les congés payés ne sont pas pris au cours de cette période, ils sont perdus.
Toutefois, le Code du travail autorise le report des congés payés dans les cas suivants :
- lorsque la durée du travail est décomptée sur l’année et qu’un accord d’entreprise ou, à défaut la convention collective, prévoit le report ;
- après un retour de congé maternité ou d’adoption.
D’autre part, la jurisprudence autorise d’autres cas de report des congés payés. C’est le cas notamment lorsque le salarié se trouve dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en raison d’absences liées à :
- une maladie ;
- un accident du travail ou une maladie professionnelle.
Les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail.
Par ailleurs, les droits à congés payés reportés ont, selon le juge, la même nature que les congés payés annuels. Par conséquent, un employeur ne peut pas contraindre un salarié à prendre ses congés payés reportés sans respect du délai de prévenance, le jour de son retour d’un arrêt de travail, en raison de l’accumulation des congés reportés. De même, les règles de fixation de l’ordre des départs en congés annuels s’appliquent aux congés annuels reportés (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-21.681).
Pour aller plus loin :
- Pour tout savoir sur les congés payés, rendez-vous sur notre page dédiée.
- Pour toujours savoir où vous en êtes, apprenez à calculer vos congés payés.
- Tous nos conseils pour bien poser ses congés payés.