Pour les employeurs, faire accepter les heures supplémentaires à ses salariés est souvent difficile. En effet, si certains salariés cherchent à faire des heures supplémentaires pour arrondir leurs fins de mois, d'autres les fuient pour conserver leur rythme habituel de travail.
Comment faire accepter à cette dernière catégorie d'employés la perspective de rester quelques heures de plus au travail ? Voici nos conseils.
1. Restez raisonnable dans votre demande
Payez les heures supplémentaires
La motivation financière est souvent la principale motivation des salariés qui font des heures supplémentaires.
Pour vous assurer de toujours voir votre demande acceptée, payez toujours au plus juste et en fin de mois les heures supplémentaires de vos salariés.
À noter : l'employeur est dans l'obligation de rémunérer les heures supplémentaires lorsqu'elles sont nécessaires à la réalisation des tâches confiées au salarié, même si l'employeur s'est fermement opposé à l'accomplissement de ces heures supplémentaires auprès du salarié (Cass. soc., 14 novembre 2018, n° 17-20.659).
Remarque : l’accord de l’employeur pour l’accomplissement des heures supplémentaires peut être implicite. Par exemple, lorsque des éléments (factures et relevés du téléphone professionnel du salarié) prouvent le dépassement de la durée légale hebdomadaire de travail et ce, malgré l’absence d’accord explicite de la part de l’employeur, les juges considèrent que l’employeur avait connaissance des heures supplémentaires et avait donc donné son accord implicite (Cass. soc., 19 juin 2019, n° 18-10.982). C'est aussi le cas lorsque les heures supplémentaires d'un salarié sont comptabilisées par un logiciel informatique mis à sa disposition (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).
Depuis le 1er janvier 2019, suite à la loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 et à la loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019, les heures supplémentaires sont exonérées de cotisations salariales d'assurance vieillesse et de retraite complémentaire d'origine légale et conventionnelle. Le taux de la réduction est égal à la somme des taux de chacune des cotisations dans la limite d'un taux maximum de 11,31 % (décret n° 2019-40 du 24 janvier 2019). Elles sont aussi exonérées d'impôt sur le revenu dans une limite annuelle de 7 500 €. L'exonération concerne les heures supplémentaires réalisées à compter de 2019, y compris si des heures supplémentaires sont décomptées à l’issue d’une période de référence commencée en 2018 et achevée en 2019 (instruction interministérielle n° DSS/5B/2019/71 du 29 mars 2019).
N'abusez pas des heures supplémentaires
Si vous avez trop souvent recours aux heures supplémentaires, c'est peut-être qu'un salarié supplémentaire serait nécessaire à votre activité. Vos salariés n'apprécieront pas d'être surchargés de travail parce que vous refusez de recruter. Alors embauchez !
Bon à savoir : les heures supplémentaires, utilisées par l'employeur pour augmenter la durée du travail de manière systématique, peuvent être refusées par le salarié. Il s'agit en effet d'une modification de la durée habituelle du travail, et donc d'une modification du contrat de travail qui nécessite l'accord du salarié (Cass. soc., 8 septembre 2021, n° 19-16.908).
Privilégiez les heures les moins gênantes
- Vos employés ont peut-être une vie de famille.
- Si vous demandez des heures supplémentaires, laissez-leur la liberté de choisir à quel moment les effectuer ou, si elles doivent être imposées, préférez l'heure du déjeuner à celle de la sortie des classes.
Bon à savoir : si un litige survient entre un salarié et un employeur quant au nombre d’heures supplémentaires de travail effectué, la charge de la preuve repose aussi bien sur le salarié que sur l’employeur (Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919). Cela s'applique également dans le cadre du télétravail (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-26.385).
2. Motivez vos employés
Valorisez vos employés
- Expliquez à vos employés que l'entreprise a besoin d'eux.
- Si vous demandez des heures supplémentaires de manière ponctuelle avec cet angle, vos salariés se sentiront davantage impliqués dans le fonctionnement et la vie de l'entreprise.
Faites un geste financier
- Outre la rémunération, pensez à faire un geste pour les employés qui acceptent volontiers d'effectuer des heures supplémentaires.
- Offrez par exemple le repas pour une réunion ou récompensez l'investissement personnel au moment des primes de fin d'année.