Le salarié qui entend mettre fin unilatéralement à son contrat de travail à durée indéterminée doit en informer son employeur. La lettre remise en main propre constitue l’un des moyens valablement reconnus pour notifier une démission.
Lettre de démission remise en main propre : écrit non obligatoire
Aucun formalisme légal n’est prévu pour informer l’employeur de son intention de démissionner. Seule une convention collective ou une clause du contrat de travail peut imposer la forme écrite.
Une démission verbale est donc tout à fait recevable. Toutefois, afin d’identifier plus facilement l’auteur de la rupture du contrat et apporter la preuve de la notification à l’employeur ou de la date du début du préavis en cas de litige, l’écrit est fortement recommandé, soit par :
- lettre recommandée avec accusé de réception, moyen le plus utilisé ;
- lettre en main propre, donnée directement à l’employeur ou à tout salarié de l’entreprise, comme le responsable des ressources humaines, ayant mandat pour réceptionner un écrit d’une telle portée juridique au nom de l’employeur.
La lettre de démission doit être rédigée dans des circonstances permettant au salarié de manifester une volonté claire et non équivoque de rompre unilatéralement le contrat de travail. En l’absence d’une telle intention, la démission peut être considérée comme non valable ou nulle. C’est pourquoi, la démission ne doit pas être rédigée dans les locaux de l’entreprise, ou sous le coup de la colère ou de l’émotion, ou tout de suite après un entretien avec l’employeur. Le salarié doit prendre sa décision de manière réfléchie et posée, en dehors de toute pression ou intimidation de l’employeur.
Contenu et procédure de remise de la lettre de démission en main propre
La lettre de démission en main propre doit contenir les mentions principales suivantes, outre les mentions éventuellement prévues par la convention collective ou le contrat de travail :
- les coordonnées du salarié et de l’employeur ;
- l’emploi occupé et la date d’embauche ;
- l’intention de rompre le contrat de travail, qui n’a pas à être motivée ;
- la durée du préavis, et la demande de dispense, le cas échéant ;
- la date et la signature du salarié.
Vu la spécificité de la délivrance de la lettre en main propre, elle doit être établie en deux exemplaires, dont un sera conservé par le salarié. L’employeur doit signer chaque exemplaire, accuser et dater la réception de la lettre, en indiquant sur chaque exemplaire, la mention « Remise en main propre contre décharge le … ».
L’employeur n’a pas forcément à accepter la démission directement. Toutefois, si c’est le cas, le salarié démissionnaire peut toujours recourir à la lettre recommandée, la démission est alors réputée acquise à la première présentation de la lettre, quelle que soit la date à laquelle l’employeur retire la lettre à l’agence postale.
Les raisons d’opter pour cette manière de démissionner
Remettre une lettre de démission comporte plusieurs avantages. C’est pourquoi cette méthode reste la plus utilisée par les travailleurs pour officialiser leur départ d’une entreprise. Ces avantages sont les suivants :
- La communication directe et personnalisée : remettre soi-même sa lettre de démission donne la possibilité de discuter de manière directe avec l’employeur ou le responsable désigné pour recevoir ce type de courrier. Cette démarche vous aide à justifier votre départ en personne et à lui faire connaître vos sentiments.
- La confirmation immédiate : lorsque la démission est déposée en personne, l’employeur peut donner son avis sur le champ. S’il accepte ou refuse le départ, il fait alors part de sa position sans laisser place au doute et aux incertitudes. Toutefois, le délai légal de réponse est de 2 semaines.
- Le respect du délai et de la période de préavis : remettre la lettre de démission en personne permet de s’assurer que l’employeur reçoit la notification de départ dans le délai prévu par la loi ou par le contrat de travail. Pour ce faire, il est nécessaire de rédiger la lettre de démission en deux exemplaires et de la remettre avec accusé de réception, impliquant ainsi la datation et la signature par l’employeur ou un représentant légal. Le délai de préavis du salarié commence à courir à partir de la date de la signature.
- L’établissement d’un bon dossier comptable : la date de réception du courrier de démission est figée et connue de tous. Cela contribue à la création d’un dossier comptable clair et précis. En adoptant cette approche, vous minimisez les risques de litiges ou de contestations ultérieures concernant la réception de la notification de départ.
- Le respect du code de travail : pouvoir déposer sa démission est un droit du salarié. Le code du travail l’autorise. L’employé qui remet sa démission directement à l’employeur respecte donc les dispositions du code du travail en matière de renoncement à son emploi dans une société.
Quelques conseils sur la formulation des justificatifs de démission
La rédaction des motivations de votre démission nécessite beaucoup de soins pour garantir une communication claire et professionnelle. Voici quelques conseils utiles :
- Le message doit être direct, concis et objectif : afin d’éviter les mauvaises compréhensions ou interprétations, il est préférable que vos motifs soient présentés de manière brève. Allez droit au but et évitez les accusations et critiques à l’endroit de l’entreprise, de l’employeur ou de vos collègues. Concentrez-vous plutôt sur vous, sur vos motivations et vos objectifs de carrière.
- Le ton doit rester professionnel : une lettre de démission reste un courrier administratif. Elle doit donc être rédigée avec un langage professionnel et respectueux, même si le contenu exprime une perception négative à l’endroit de l’entreprise ou de la situation conduisant à ce départ.
- Proposez une période de préavis : quels que soient les motifs de votre départ, proposez de rester durant la période de préavis indiqué dans les termes de votre contrat de travail et indiquez la date précise de votre départ définitif.
- Restez poli et reconnaissant : quelle que soit la situation occasionnant votre départ, restez poli et reconnaissant envers l’entreprise qui vous a embauché et vous a permis d’acquérir de l’expérience professionnelle. Pensez au fait que votre employeur peut vous recommander pour un emploi dans une autre entreprise.
Ces quelques conseils vous aideront à rédiger une bonne lettre de démission à remettre directement à l’employeur. Retenez cependant que si vous appréhendez cette méthode, l’envoi peut aussi s’effectuer par mail ou par moyen postal.
Exemple de lettre de démission
Voici un exemple basique de lettre de démission à remettre personnellement à l’employeur. Elle est valable que vous soyez en CDI ou en CDD.
[Nom et prénom du salarié]
[Adresse du salarié]
[Téléphone du salarié]
[Fonction du salarié]
[Nom de l’entreprise]
À l’attention de [Nom du responsable des Ressources humaines/employeur]
[Adresse de l’entreprise]
À [ville], le [date]
Objet : Lettre de démission au poste de [Fonction occupée]
[Madame/Monsieur] [Nom du responsable des Ressources humaines/employeur],
Par la présente, je vous informe de ma décision de démissionner de mes fonctions de [poste occupé] au sein de votre entreprise. Le choix de mon départ imprévu a été motivé par [motifs de démission].
Ma dernière journée de travail sera le [date].
Je tiens à vous remercier de m’avoir donné l’opportunité d’apprendre auprès de votre entreprise pendant ces [nombre] années. J’ai eu le plaisir de travailler avec vous et de contribuer au développement de mes compétences.
Je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur] [nom du responsable des Ressources humaines/chef de service], mes salutations les plus sincères.
[Signature du salarié]
En conclusion :
- La lettre de démission transmise en main propre doit être motivée par des justificatifs valables.
- Elle peut être acceptée comme refusée.
- Quelles que soient les explications de ce choix, la correspondance doit être rédigée de manière professionnelle et respectueuse.
- En suivant le modèle indiqué, vous pouvez produire une rédaction correcte.