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Déclarer un salarié, ou encore déclarer et payer ses cotisations sociales, peut être un parcours du combattant pour s'y retrouver. Les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) se chargent de ces formalités.
Vous trouverez dans cette fiche pratique comment effectuer ses déclarations à l'Urssaf.
Zoom sur l'Urssaf
Les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociales et d'allocations familiales (Urssaf) constituent un réseau d'organismes privés avec une mission de service public : collecter notamment les cotisations sociales salariales et patronales destinées à financer le régime général de la Sécurité sociale et d'autres organismes comme l'assurance chômage.
Afin de vous permettre d'avoir un aperçu de votre situation et de vos déclarations à effectuer, l'Urssaf a mis en place une adhésion à de multiples services en ligne gratuits. Pour y accéder, connectez-vous à votre espace sur le site de l'Urssaf.
Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant au moins 6 ans (article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale). Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique (selon des modalités fixées par un arrêté du 23 mai 2019).
Bon à savoir : le portail « Portailpro.gouv » permet aux travailleurs indépendants et aux TPE/PME d’accéder, au sein d’un seul espace, aux services proposés à la fois par les impôts, les URSSAF et la Douane. Ce portail permet notamment de payer ses impôts locaux professionnels, ses taxes de douane ou encore de simuler ses cotisations sociales.
1. Déclarez l'embauche d'un nouveau salarié à l'Urssaf
La déclaration préalable à l'embauche concerne toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale pour les entreprises et les associations.
Bon à savoir : certaines catégories de personnel sont exonérées de déclaration préalable à l'embauche, à savoir les stagiaires, les bénévoles, les volontaires du service civique.
Effectuez la déclaration préalable à l'embauche 8 jours avant l'embauche
Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, vous avez l'obligation d'effectuer une déclaration préalable à l'Urssaf 8 jours avant son embauche. Soyez vigilant car, si vous ne respectez pas ce délai, vous vous exposez à 3 types de sanctions :
- des sanctions civiles – une régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration ;
- des sanctions administratives (articles L. 1221-11, R .1227-1 et R. 1227-7 du Code du travail) – une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (4.10 € depuis le 1er mai 2023) ;
- des sanctions pénales (article L. 8221-5 du Code du travail) – l'absence intentionnelle de déclaration préalable constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, avec condamnation par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de 45 000 € d’amende et 3 ans d'emprisonnement si vous êtes une personne physique, et 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.
Bon à savoir : il n'est pas nécessaire que l'Urssaf prouve l'intention frauduleuse de l'employeur pour procéder au redressement ayant pour objectif exclusif de recouvrir des cotisations afférentes à l'emploi dissimulé (Cass. 2e civ., 21 septembre 2017, n° 16-22.307) et (Cass. 2e civ., 9 juillet 2020, n° 19-11.860).
À noter : à la suite d’un contrôle, l’Urssaf peut décider de prononcer un redressement. Lorsque ce redressement porte sur des sommes que l’employeur considérait comme échappant aux cotisations sociales, ces sommes doivent être réintégrées dans l’assiette des cotisations sur la base de leur montant brut avant précompte de la part salariale des cotisations (Cass. 2e civ., 24 septembre 2020, n° 19-13.194).
Informez l'Urssaf de la future embauche
Effectuez cette déclaration en ligne, pour plus de rapidité, sur le site de l'Urssaf ou sur le site www.net-entreprises.fr en créant votre espace de connexion. Suivez les instructions en ligne. Vous recevrez un accusé de réception en ligne.
Les entreprises relevant du régime général de la Sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole, qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l’année civile précédente, ont l’obligation d’effectuer leur déclaration par voie électronique.
À noter : les entreprises qui ne respectent pas cette obligation peuvent se voir appliquer une pénalité correspondant à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié.
Les entreprises pour lesquelles l'obligation de déclaration en ligne n'est pas applicable peuvent faire une déclaration préalable à l'embauche en imprimant le formulaire Cerfa n° 14738 et en le renvoyant complété et signé par courrier à l'Urssaf de rattachement du lieu de votre entreprise.
À noter : il n'est pas possible de se procurer directement le formulaire Cerfa auprès de l'Urssaf. Vous devez l'imprimer et le renvoyer par courrier.
2. Effectuez vos déclarations sociales auprès de l'Urssaf
La déclaration sociale nominative (DSN), dans sa phase de finalisation (phase 3), est obligatoire depuis le 1er avril 2017 pour tous les employeurs, à l'exception des particuliers employeurs qui utilisent le chèque emploi service universel (CESU) ou emploient une assistante maternelle.
Tous les mois, à l'issue de la paie, l'employeur transmet les données sociales nominatives des salariés par cet unique document.
Bon à savoir : un arrêté du 7 mars 2019, publié au JO du 26 juillet 2019, précise le contenu de la DSN. Ce contenu s'applique pour les DSN transmises au titre des paies effectuées à compter du 27 juillet 2019.
La DSN remplace les différentes déclarations sociales effectuées auparavant par les employeurs :
- le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) ;
- la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;
- la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
- le tableau récapitulatif (TR) en cas de régularisation de cotisations.
Bon à savoir : la DADS est définitivement supprimée depuis le 31 janvier 2018. Seuls quelques employeurs étaient encore tenus de produire une DADS en janvier 2018.
Transmettez la DSN à l'Urssaf
En tant qu'employeur, vous versez une rémunération à vos salariés qui sert de base au calcul des cotisations et contributions sociales dues à l’Urssaf. Vous devez déclarer et payer vos cotisations et contributions sociales à l'Urssaf du lieu d'activité de chacun de vos établissements.
À noter : depuis le 1er janvier 2020, l'employeur qui ne verse aucune rémunération pendant un certain nombre de mois peut demander à l'URSSAF de ne pas effectuer de DSN durant cette période. Dès lors qu'il en a obtenu l'autorisation, l’employeur peut cesser d'effectuer la DSN (décret n° 2019-1050 du 11 octobre 2019).
Afin d'éviter le paiement à plusieurs Urssaf, les établissements de plus de 2 000 salariés adhèrent obligatoirement au versement à lieu unique. Pour les entreprises de moins de 2 000 salariés l'adhésion est facultative : vous pouvez effectuer chaque mois une DSN pour chacun de vos établissements. Ces déclarations sont ensuite adressées à l'Urssaf de liaison pour un paiement global.
À noter : suite au décret n° 2017-858 du 9 mai 2017, le seuil pour le versement en lieu unique a été abaissé à 1 000 salariés au 1er janvier 2018, à 500 salariés au 1er janvier 2019 et à 250 salariés au 1er janvier 2020.
Bon à savoir : pour plus d'informations sur le versement à lieu unique, adressez-vous au 36, rue de Valmy, 93108 Montreuil Cedex (tél. : 01 77 93 66 60 ; courriel : [email protected]).
La déclaration sociale nominative s'effectue mensuellement, le 5 ou le 15 du mois suivant la période d'emploi, sur le site net-entreprises.fr, selon les instructions en ligne.
La date de déclaration et de paiement des cotisations varie en fonction de l’effectif salarié de l’entreprise et de la date à laquelle les salaires y sont versés. Renseignez-vous auprès de votre Urssaf de rattachement.
Bon à savoir : si vous êtes un employeur étranger (n’ayant pas d’établissement en France), l'embauche d'un salarié en France le fait soumettre obligatoirement au régime français de Sécurité sociale, et vous devez verser des cotisations ; renseignez-vous au Centre national des firmes étrangères (CNFE) – Urssaf. Tél. : (00 33) 0810 09 26 33 ; courriel : [email protected]
Sanctions applicables en cas de non-respect des obligations déclaratives DSN
| Type de manquement | Sanction |
|---|---|
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Non-respect du vecteur DSN |
0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié : a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l’obligation anticipée d’effectuer la DSN :
b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :
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Défaut de production dans les délais |
1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Montant plafonné à 150 % du PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum. La pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur. |
| Omission | |
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a) de salariés ou assimilés |
1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Montant plafonné à 150 % du PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum. La pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur. |
|
b) autres cas |
0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur. Pénalité non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises. |
| Inexactitude | |
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a) des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues |
1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou assimilé. |
|
b) autres cas |
0,33 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur. Pénalité non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données inexactes. |
Récupérez vos attestations en ligne
L'adhésion sur le site net-entreprises.fr ou aux services en ligne de l'Urssaf est gratuite. Elle vous permet de retrouver les attestations de vos déclarations sociales effectuées auprès de l'Urssaf dans votre espace sécurisé pour les consulter et les imprimer.