En cas de licenciement, peu importe son motif, la procédure est des plus strictes, et suit toujours la même logique : convocation à un entretien préalable, entretien préalable et notification du licenciement. La lettre de licenciement est un élément clé de cette procédure. Source de nombreux litiges relatif à la rupture d’un contrat de travail à l’initiative de l’employeur, la lettre de licenciement doit être soigneusement préparée.
Sa rédaction et sa signature doivent respecter certaines conditions de forme et de délais, sous peine de contentieux. Quel régime juridique gouverne la rédaction et la signature d’une lettre de licenciement ? Quelles sont les règles à respecter pour éviter les contentieux devant le conseil de prud’hommes ? Voici toutes les réponses à ces interrogations.
Signature d’une lettre de licenciement : conditions de forme
Caractère obligatoire de la lettre de licenciement
Tout licenciement, quelle que soit sa nature (motif personnel ou motif économique), doit être précédé d’un entretien préalable suivi de l’envoi, au salarié concerné, d’une lettre de licenciement.
Tout licenciement doit être notifié par écrit au salarié sous la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception (article L. 1232-6 du Code du travail).
Le formalisme de la lettre de licenciement
La lettre de licenciement permet de notifier au salarié la rupture de son contrat de travail. Les 4 conditions de forme suivantes doivent impérativement être respectées. En effet, la lettre de licenciement :
- est écrite et signée par l’employeur ou son représentant. Le défaut de signature sur la lettre de licenciement constitue une irrégularité de procédure qui ne prive pas de cause réelle la rupture mais qui ouvre droit à l’octroi de dommages-intérêts (Cass. soc., 2 octobre 2002, n° 00-41.801). La signature doit être parfaitement lisible. Dans le cas contraire, lorsque la signature est illisible et que la mention inscrite ne permet pas d’identifier le signataire, les juges considèrent que le licenciement peut être dépourvu de cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 16 juin 2016, n° 14-27.154) ;
- est adressée par courrier recommandé avec accusé de réception ou être remise au salarié contre décharge ;
- est datée ;
- comporte l’énoncé du ou des motifs invoqués par l’employeur.
Le décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017, pris en application de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, propose 6 modèles types de lettres de notification de licenciement. Ces modèles sont facultatifs pour l‘employeur et peuvent être adaptés à la situation spécifique du salarié.
Le décret propose ainsi des modèles de lettres de licenciement :
- pour motif personnel disciplinaire pour faute sérieuse, grave ou lourde ;
- pour inaptitude d’origine non professionnelle et inaptitude d’origine professionnelle ;
- pour motif personnel non disciplinaire ;
- pour motif économique individuel ;
- pour motif économique pour les petits licenciements collectifs de moins de 10 salariés dans une même période de 30 jours, ou d’au moins 10 salariés dans une même période de 30 jours dans une entreprise de moins de 50 salariés ;
- pour motif économique pour les grands licenciement collectifs avec plan de sauvegarde de l’emploi d’au moins 10 licenciements sur une même période de 30 jours dans une entreprise de plus de 50 salariés.
Qui peut procéder à la signature d’une lettre de licenciement ?
La lettre de licenciement est signée par l’employeur, à savoir :
- l’entrepreneur individuel s’il s’agit d’une entreprise individuelle ;
- le président directeur général ou le directeur général s’il s’agit d’une SAS ou d’une SA ;
- le gérant s’il s’agit d’une SARL.
La lettre de licenciement peut également être signée par un représentant de l’employeur dès lors que ce dernier dispose d’une délégation de pouvoirs formulée par l’employeur.
Aucune disposition n’exige que la délégation du pouvoir de licencier soit donnée par écrit. Elle peut être tacite et découler des fonctions du salarié qui conduit la procédure de licenciement (Cass. soc., 19 novembre 2010, n° 10-10.095).
Cette personne habilitée à signer la lettre de licenciement peut, par exemple, être :
- le directeur des ressources humaines (DRH), le responsable des ressources humaines (RRH) ;
- le directeur financier (Cass. soc., 18 novembre 2003, n° 01-43.608).
La signature « pour ordre » est admise par la jurisprudence dès lors qu’elle est habilitée à mener la procédure de licenciement.
Selon les Hauts juges, la lettre de licenciement ne peut en aucun cas être signée par une personne étrangère à l’entreprise, y compris si la signature se fait « pour ordre » et que l’employeur a donné mandat à cette personne pour procéder à la rupture du contrat de travail. À titre d’exemple, a été jugée nulle pour vice de forme, la procédure de licenciement notifiée par une personne extérieure à l’entreprise tel qu’un expert comptable (Cass. soc., 26 avril 2017, n° 15-25.204).
En effet, la Cour de cassation considère qu’est sans cause réelle et sérieuse, le licenciement notifié par l’expert comptable (non salarié de l’entreprise) ou l’avocat de l’entreprise (Cass. soc., 26 avril 2017, n° 15-25.204).
La procédure de licenciement doit donc être menée en interne, la lettre de licenciement étant impérativement signé par un membre de l’entreprise ayant le pouvoir de signer la notification.
Signature d’une lettre de licenciement et délais
En vertu de l’article L. 1232-6 du Code du travail, la lettre de licenciement est toujours précédée d’un entretien préalable entre l’employeur et le futur licencié.
La date de signature de la lettre de licenciement et son envoi ou sa remise au salarié concerné doit intervenir plus de 2 jours ouvrables suivants le jour de cet entretien préalable.
Ce délai de deux jours ne doit pas tenir compte :
- du jour de l’entretien ;
- du jour d’envoi de la lettre de licenciement.
Si le délai de deux jours prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, la date de signature et d’expédition ou de remise au salarié de la lettre de licenciement ne peut intervenir que le premier jour ouvrable suivant.
De plus, la notification d’un licenciement disciplinaire (faute) ne peut intervenir plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien (article L. 1332-2 du Code du travail).