Au terme du licenciement, l’employeur remet au salarié les documents légaux de fin de contrat. Mais quels documents sont remis au salarié lors de la rupture du contrat de travail et quelles informations doivent-ils contenir ? On vous dit tout.
Les différents documents remis après un licenciement
Quel que soit le mode ou le motif de rupture du contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle, prise d’acte de la rupture, fin de CDD, résiliation judiciaire, etc.), l’employeur est tenu de délivrer au salarié 3 documents spécifiques :
Documents de licenciement : le solde de tout compte
Au terme du licenciement, l’employeur s’acquitte des indemnités relatives à la rupture du contrat de travail et remet au salarié un solde de tout compte (article L. 1234-20 du Code du travail).
Contenu du solde de tout compte
Il s’agit d’un document qui inventorie les sommes versées au salarié au terme du licenciement et sur lequel figurent :
- les sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture des relations contractuelles : le salaire, les éventuelles primes, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de préavis, indemnité compensatrice de congés payés), le paiement des heures supplémentaires, contrepartie à la clause de non-concurrence, etc. ;
- la mention selon laquelle le reçu est établi en 2 exemplaires originaux remis et dont l’un est remis au salarié (article D. 1234-7 du Code du travail).
En effet, contre remise du solde de tout compte, le salarié délivre un « reçu » à l’employeur, lequel est donc établi en 2 exemplaires et est signé par le salarié et l’employeur.
Remise et éventuelle contestation du solde de tout compte
Le solde de tout compte est remis au salarié à la fin du préavis (exécuté ou non) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge.
Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par le salarié dans un délai de 6 mois à compter de sa signature :
- la dénonciation permet au salarié de contester les versements prétendument effectués par l’employeur ;
- au-delà du délai de 6 mois, le reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire au bénéfice de l’employeur, pour les seules sommes mentionnées (Cass. soc., 18 décembre 2013, n° 12-24.985). Cela signifie que passé ce délai, le salarié ne peut plus contester les sommes mentionnées dans ce document.
Le salarié qui souhaite contester le solde de tout compte adresse sa demande à l’employeur par lettre recommandée avec accusé de réception (article D. 1234-8 du Code du travail). L’employeur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer un éventuel trop-perçu.
Documents de licenciement : le certificat de travail
L’employeur, à l’expiration du contrat de travail, délivre au salarié licencié un certificat de travail (article L. 1234-19 du Code du travail).
La mise à disposition du certificat de travail
L’employeur doit donc tenir le certificat de travail à la disposition du salarié à la fin du contrat de travail, c’est-à-dire à la date de fin du préavis, y compris si le salarié a été dispensé de l’exécuter.
Pour des raisons de preuve, l’employeur a tout intérêt à :
- informer son salarié que le certificat est établi et tenu à sa disposition ;
- faire signer une décharge au salarié ou lui envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.
S’il ne tient pas le certificat de travail à la disposition du salarié, l’employeur s’expose au paiement d’une amende (article R. 1238-3 du Code du travail). Il peut être contraint sous astreinte, par le juge, de le remettre au salarié. Dans un tel cas, il paie une amende par jour de retard et est tenu d’envoyer le certificat de travail au salarié. Si le conseil de prud’hommes relève l’existence d’un préjudice, l’employeur peut être condamné au versement de dommages et intérêts au salarié (Cass. soc., 13 avril 2016, n° 14-28.293).
Le contenu du certificat de travail
Le certificat de travail contient les mentions obligatoires suivantes (article D. 1234-6 du Code du travail) :
- identification de l’entreprise (nom, adresse, raison sociale, siège social) ;
- identité du salarié (nom, prénom, adresse) ;
- dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise (la date de sortie est celle de la fin du préavis, même si celui-ci n’est pas exécuté) ;
- nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ;
- maintien des garanties de frais de santé et de prévoyance (article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale) ;
- lieu et date de délivrance du certificat ;
- signature.
Le certificat de travail permet au salarié de prouver :
- les conditions de sa prestation de travail à l’égard des caisses de retraite ;
- qu’il est libre de tout engagement.
Documents de licenciement : l’attestation Pôle emploi
La remise de l’attestation Pôle emploi
Au moment de la rupture du contrat de travail, l’employeur délivre au salarié licencié ce que l’on appelle communément l’attestation Pôle emploi (article R. 1234-9 du Code du travail).
La loi n’impose pas à l’employeur d’envoyer cette attestation par courrier au salarié, mais lui impose de la tenir à la disposition de ce dernier. Pour des raisons de preuve, il est toutefois conseillé aux employeurs de l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la remettre en main propre contre décharge. Ce document permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage.
Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises ont l’obligation de mettre en œuvre la DSN et de déclarer les fins de contrat de leurs salariés en procédure DSN.
Attention, depuis le 1er juin 2021, les anciens modèles d’attestations ne sont plus acceptés par Pôle emploi : le modèle unique valide peut être trouvé dans l’espace employeur sur pole-emploi.fr, ou sur le logiciel de paie pour les entreprises qui sont dans le périmètre de la DSN.
Le contenu de l’attestation Pôle emploi
L’attestation Pôle emploi indique :
- l’identité et la qualification du salarié ;
- le motif du licenciement ;
- la durée d’emploi ;
- le montant des rémunérations des 12 derniers mois,
- les coordonnées et fonction de la personne signant l’attestation.
Ces 3 documents sont donc remis à tout salarié licencié, à l’expiration du contrat de travail.