Règles et formalités à respecter à l'embauche

En France, embaucher un salarié implique le respect d'une méthode et d'un certain nombre de règles.

Le recrutement d'un salarié est une tâche compliquée pour son futur employeur. Il faut jongler entre :

• la conclusion d'un contrat de travail : régime CDI ou régime CDD, à temps complet ou à temps partiel, etc. Chaque page doit être paraphée par les parties, qui signent la dernière.
• la réussite de l'intégration du salarié dans l'entreprise.

Embauche : réussir le recrutement et l’intégration du salarié

Embaucher, c'est conclure un contrat de travail souvent difficile à rompre : réussir le recrutement est donc essentiel.

Lorsque l'employeur « pense » recrutement, il doit penser « contrat de travail » et conséquences.

Tout contrat de travail, quelle que soit sa durée, doit respecter des conditions de déroulement et/ou de rupture spécifiques : sinon l'employeur encourt des sanctions graves (amende pénale, emprisonnement, ...).

L’essai : un test à l’embauche du salarié

La période d'essai, la période probatoire et l'essai professionnel sont les outils RH et juridiques par excellence permettant :

• la réussite de l’intégration : chacune des parties apprécie ce début de collaboration. D’un côté, l’entreprise se fait une idée de la qualité de l’activité professionnelle du salarié. De l’autre, le salarié apprécie les conditions et l’environnement de travail ;
• de limiter les risques d'une rupture complexe du contrat de travail, si l’essai n’est pas concluant.

Attention, il ne faut pas confondre période d'essai qui intervient après le recrutement et essai professionnel (aussi appelé test professionnel), qui intervient en amont.

Embauche : contrat reconnu même en l'absence d'écrit

En France, toute prestation de service effectuée sous subordination est d'office un contrat de travail, peu importe :

• l'existence ou l'absence d'un écrit à ce propos ;
• la qualification donnée par des parties à une relation contractuelle.

Un employeur voulant dissimuler une embauche s'expose à une requalification en contrat de travail de toute forme de collaboration non salariée à laquelle il aura recours. Ceci peut exposer son établissement à des sanctions pénales et financières extrêmement coûteuses.

Embauche : mission de l'employeur ou d'un sous-traitant

À qui incombe la gestion du recrutement avant d'embaucher ?

• Au futur employeur lui-même ;
• ou à un prestataire auquel l'employeur fait appel.

Cas d’une mission confiée à un sous-traitant

Dans le second cas, l'employeur / l’entreprise est lié(e) à un professionnel (ex : cabinet de recrutement) par un contrat de prestation de service dont voici les caractéristiques :

• la définition du poste / titre à pourvoir revient entièrement à l'employeur ;
• le professionnel n'a qu'une obligation de moyens et non de résultat ;
• l'employeur / l’entreprise ne peut reprocher au professionnel la démission ultérieure du candidat trouvé et proposé ;
• l'employeur / l’entreprise peut engager (devant un tribunal et pour obtenir une indemnisation) la responsabilité du professionnel en cas de faute de celui-ci ;

Embauche : la gestion du recrutement encadrée par la loi

En France, les méthodes de recrutement et la liberté de choix de l'employeur sont très encadrées par le Code du travail. Ainsi, lorsqu'il recrute, l'employeur doit, avant toute décision définitive, vérifier qu'il agit en conformité avec le Code du travail (obligations d’immatriculation, de sécurité, de protection sociale, etc.).

Pour les candidatures internes

Le principe reste la liberté contractuelle et la liberté d'embaucher. Pour autant, l’entreprise est tenue de ne pas occasionner de discriminations à l'embauche et doit parfois observer des priorités d'embauche en interne avant de chercher des candidatures « dehors ».

Pour embaucher, l'employeur devra donc :

• Susciter des candidatures en rendant l'information publique. Une information d’embauche dissimulée pourra être sanctionnée par le juge ;
• Recevoir, étudier et satisfaire ces candidatures le cas échéant.

Recrutements préférentiels pour embaucher

Voici un récapitulatif des priorités d'embauche d'un employeur.

S'interroger avant d'embaucher

Recruter c'est savoir qui embaucher, à quel titre, comment et à quel coût. La mise en place d’une stratégie de recrutement est nécessaire.

Avant d'entrer dans sa phase active (communication autour de l'offre, réception et sélection de candidatures), le recrutement passe par une étape essentielle : la préparation du projet pour bien recruter.

Embaucher : rédiger une offre d'emploi

Après l'épuisement du registre du personnel disponible en interne, l'employeur peut se tourner vers le « marché de l'emploi » extérieur.

Les étapes à suivre sont résumées dans le tableau ci-après :

Cependant, si le salarié n'a jamais été immatriculé en France, l’entreprise doit faire une demande d'immatriculation auprès de la CPAM (ou de la MSA pour un salarié agricole) en complément de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). L'entreprise doit aussi faire une demande d'immatriculation en ligne sur le site de l'Assurance Maladie.

Dans tous les cas, les entreprises qui envisagent l’embauche d’un étranger doivent vérifier si celui-ci dispose du droit de travailler en France. Le futur salarié doit avoir une autorisation valide de travail ou être originaire d'un pays pour lequel cette autorisation n'est pas requise.

Embaucher soi-même : méthodologie de l'employeur

Pour embaucher, l'établissement employeur doit observer une méthode de recrutement comportant plusieurs étapes.

Embauche : des obligations d'informations

Depuis le 1er novembre 2023, l'employeur doit fournir des informations contractuelles aux nouveaux salariés sous 7 jours, puis d'autres détails sous 1 mois, incluant les conditions de travail, de cessation et de protection sociale.