Pour l'employeur, chaque embauche de salarié s'accompagne de formalités administratives souvent obligatoires sous peine de sanctions. Voici toutes les informations !
Formalités d'embauche : variables selon les circonstances
En France, l'embauche d'un salarié est conclue par un contrat de travail. L'employeur doit au même moment réaliser un certain nombre de formalités administratives et juridiques (articles L1221-10 à L1221-12-1 du code du travail).
Formalités d'embauche : pas toujours les mêmes
Elles varient selon :
- l'effectif de l'établissement
- la nature du contrat de travail (durée)
- le rang de l'embauche (première embauche ou non).
Organismes et formalités d'embauche de l'employeur
Elles sont réalisées en direction :
- de l'URSSAF (éventuellement la MSA) ;
- de la Sécurité sociale ;
- de France Travail ;
- des caisses de retraite complémentaire ;
- de l'administration du travail ;
- du salarié lui-même.
Formalités d'embauche : synthèse (DPAE et autres informations)
Formalités d'embauche propres à toute embauche : déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
La Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une formalité obligatoire (en ligne ou électronique) pour tout employeur en France, quelle que soit la taille de l'entreprise. La DPAE simplifie les démarches en regroupant 6 formalités en une seule déclaration auprès d'un organisme unique de gestion (URSSAF ou MSA) :
- déclaration préalable à l'embauche et nominative du salarié recruté ;
- immatriculation du salarié aux organismes de protection sociale lorsqu'il s'agit de son premier emploi (immatriculation au régime général ou à la MSA) ;
- déclaration de première embauche pour un établissement (l'employeur est alors immatriculé en cette qualité) ;
- demande d'affiliation au régime obligatoire d'assurance chômage ;
- demande d'adhésion à un service de médecine du travail ;
- demande pour la réalisation de la visite médicale d'embauche.
Bon à savoir : Depuis 2014, les employeurs ou entrepreneurs ayant effectué plus de 50 DPAE l'année précédente doivent la réaliser par voie électronique, en ligne.
Formalités d'embauche propres à toute embauche : réglementation du travail
Registre unique du personnel
Le registre unique du personnel attribue un numéro à l’employeur. Ce numéro est obligatoire pour tous les employeurs ou entrepreneurs. Il s'applique dès la première embauche de salarié, indépendamment de la taille de l'entreprise. Sont concernés : tous les salariés, les intérimaires, les stagiaires, les personnes volontaires en service civique (au sens de l’article L. 120-1 du Code du service national). Objectif : assurer la traçabilité et la transparence des entrées et des sorties du personnel.
Information du salarié
Lors de l'embauche, l'employeur doit fournir au salarié un document contenant des informations essentielles sur l’emploi :
- détails de la DPAE,
- contrat de travail (durée d’emploi, modalités, obligations de chaque partie...)
- et en cas d’expatriation, un document contenant des précisions sur la durée de l’emploi, le salaire, les cotisations sociales et les modalités de rapatriement.
Il doit également informer le salarié sur les accords collectifs, la prévoyance, et l’épargne salariale, sous peine de sanctions et d’indemnités en cas de manquement.
Visite d’information et état de santé du salarié
Les entreprises sans service de médecine de travail autonome doivent adhérer à un service interentreprise.
Une visite d’information et de prévention est obligatoire pour chaque salarié. Cette visite se fait dans les 3 mois suivant leur arrivée dans l’entreprise.
Hygiène-sécurité du salarié
Selon le poste, une formation des salariés sur la prévention des risques professionnels est nécessaire sur le lieu de travail ou en dehors de l’établissement.
Des équipements de protection leur sont remis, accompagnés d'une formation à leur utilisation.
Entretien professionnel du salarié
Depuis le 7 mars 2014, l'employeur qui recrute un salarié doit également lui délivrer l'information selon laquelle il bénéficiera tous les deux ans d'un entretien avec son employeur.
Déclaration mensuelle des mouvements de main-d'œuvre du salarié
Déclaration mensuelle obligatoire pour les établissements utilisant au moins 50 salariés à temps plein.
La déclaration sociale nominative (DSN) du salarié
Créée par une loi de 2012, mise en œuvre à titre expérimental en 2013, elle est obligatoire pour tous les employeurs et entrepreneurs depuis la date du 1er janvier 2017.
La DSN regroupe la quasi-totalité des formalités de déclarations obligatoires, soit environ une trentaine de formalités. Sont intégrés dans la DSN :
- la déclaration des mouvements de main-d’œuvre ;
- l'attestation employeur de fin de contrat destinée à Pôle emploi ;
- les attestations de salaire pour les déclarations des indemnités journalières de sécurité sociale ;
- le formulaire de radiation des contrats d'assurance de groupe de protection complémentaire ;
- le bordereau récapitulatif des contributions et cotisations sociales (BRC) et/ou la déclaration unifiée des cotisations sociale (DUCS) ;
- le tableau récapitulatif utilisé pour la régularisation des cotisations sociales destiné aux seules URSSAF (déclaration des effectifs) ;
- la déclaration de cotisations MSA ;
- la déclaration d'emploi des travailleurs handicapés ;
- la contribution de solidarité sociale des sociétés ;
- le relevé mensuel des contrats de travail temporaire destiné à Pôle emploi délivré par les entreprises de travail temporaire.
Création d'entreprise et embauche d'un premier salarié
Le centre de formalités des entreprises (CFE) est l'interlocuteur privilégié pour toute création d'entreprise. Depuis une loi de 2008 modifiant le code du travail, il est investi du rôle de guichet unique. Dès réception, il centralise toutes les demandes et, une fois le dossier en l'état, il les transmet aux divers organismes chargés de leur gestion (fisc, URSSAF, greffe du tribunal de commerce, etc.).
Bon à savoir : Les nouveaux employeurs ou entrepreneurs peuvent utiliser le service « Urssaf Première Embauche » qui propose un accompagnement personnalisé et gratuit pour l'embauche d'un premier salarié.
Formalités d'embauche : les affichages obligatoires
|
Éléments |
Description de l’obligation |
|
Affichages d’informations |
Informations à afficher : conventions collectives, horaires de travail, conditions de travail de nuit, congés payés, hygiène et sécurité, égalité dans l’emploi, coordonnées des représentants syndicaux, inspecteur du travail, PSE (si licenciement économique), règlement intérieur, CSE |
|
Visibilité |
Chaque affichage doit être placé dans un lieu accessible dans le service. |
|
Mise à jour |
Les affichages doivent intégrer la nouvelle réglementation sociale, notamment concernant le harcèlement et les comportements sexistes. |
Formalités d'embauche et sécurité du salarié
En matière de sécurité, l'employeur se doit de respecter certaines obligations en affichant des panneaux de sécurité dans l’établissement.
|
Obligations de l'employeur |
Respecter la signalisation de sécurité en cas de risque non évitable. |
|
Types de panneaux à afficher |
- Interdiction : actions interdites pour des raisons de santé/sécurité - Avertissement : zones présentant un risque |
|
- Obligation : précautions à prendre pour réduire les risques - Sauvetage : indications de mesures à prendre |
|
|
- Incendie : matériel de lutte contre l'incendie - Produits dangereux : étiquetage des dangers |
Formalités d'embauche non accomplies : sanctions
L'employeur peut être condamné à des sanctions pénales et/ou financières s'il n'accomplit pas les formalités d'embauche en conformité avec le Code en vigueur. Voici un aperçu des sanctions encourues :
|
Formalité d'embauche |
Sanctions |
|
Déclaration préalable (DPAE) non respectée |
Amende jusqu'à 1 500 €, pénalité URSSAF, annulation d'aides, Travail dissimulé : amendes (articles L. 3231-12 et suivants du code du travail) |
|
Registre unique du personnel |
Amende : 750 € (personne physique) ou 3 500 € (personne morale). |
|
Contrat avec absence de suivi santé de l’employé |
Amende : 1 500 € (pénale), jusqu'à 3 000 € et 4 mois de prison en cas de récidive. |
|
Absence de formation hygiène et sécurité |
Amende : 3 750 €, jusqu'à 9 000 € et 1 an de prison en cas de récidive. |
|
DSN |
Absence : 750 € Non mise à jour : de 750 € (moins de 2 000 collaborateurs) jusqu’à 10 000 € (plus de 2 000 collaborateurs) |
|
Embauche d'un étranger sans titre de séjour valable |
Amende jusqu'à 15 000 € et 5 ans de prison. |
|
Embauche de mineurs |
Amende : 750 € à 3 750 € selon la gravité de l'infraction. |
Aussi dans la rubrique :
Respecter les formalités d’embauche
Sommaire
- Règles générales
- Formalités avant l’embauche
- Conclusion du contrat de travail
- Formalités après l’embauche
- Formalités propres à certaines catégories de salarié
- Titres d’embauche simplifiés
- Synthèse des formalités d'embauche