La plupart des employeurs aujourd’hui mettent à la disposition de leurs salariés des moyens informatiques pour l’exécution de la mission qu’ils leur confient. En corollaire, ils ont l’obligation de contrôler l’accès à ces moyens informatiques et la sécurité des informations qui y transitent, y sont stockées et échangées.
Pour réguler les droits et obligations de chacun quant à l’utilisation des moyens informatiques de l’entreprise, une charte s’impose. Quelle en est la teneur ? Suivez le guide.
Objectifs d’une charte informatique en entreprise
Utilisation personnelle par les salariés des outils informatiques
L’objectif premier de la charte informatique d’une entreprise est d’organiser l’utilisation par les salariés des systèmes d’information et des outils technologiques de l’entreprise.
De ce fait, on y trouve précisés :
- Les conditions d’accès à la messagerie électronique de l’entreprise, à internet et aux données de l’entreprise.
- La place exacte réservée à la vie privée des salariés dans l’entreprise. L’employeur peut, en effet, interdire tout usage personnel des outils technologiques de l’entreprise.
- Les possibilités d’accès par BYOD* au réseau de l’entreprise.
*Le BYOD (Bring Your Own Device) est le fait que les salariés apportent leur outils personnels (tablette, portable, smartphone) et envisagent de les connecter au réseau de l’entreprise (wifi, intranet etc.). Or, cette pratique constitue un danger réel pour l’entreprise qui ne s’y est pas toujours préparée.
Si, par exemple, un salarié enregistre l’accès à ses emails professionnels sur son portable personnel et qu’il le perd, il perd également les données de l’entreprise, ce qui engage sa responsabilité. En effet, si ces données avaient été sur un outil de l’entreprise, cette dernière pouvait effacer à distance les informations dès la déclaration de perte de l’outil, car celui-ci était paramétré à cet effet.
Rappel des droits et obligations des salariés
L’objectif second est la nécessaire pédagogie de l’entreprise qui dispose, avec la charte informatique, d’un outil clair de rappel des droits et obligations des salariés et de l’entreprise en la matière.
La charte informatique constitue donc un outil pédagogique de recherche d’un équilibre entre vie privée du salarié et protection des intérêts légitimes de l’employeur.
Conséquences de l’adoption d’une charte informatique en entreprise
L’adoption par une entreprise d’une charte Informatique a notamment pour conséquence d’assurer le respect du traitement des données des salariés qui sont tracées sur le système informatique.
À ce titre, la charte peut aussi prévoir les modalités de contrôle de son respect, ainsi que les conséquences en terme de sanctions disciplinaires pour les salariés en cas de manquement à la charte. Toutefois, de telles mesures ne sont opposables aux salariés qu’à condition que la charte ait été approuvée et signée par eux, ce qui amène généralement à l’annexer au règlement intérieur de l’entreprise.
Pour ce faire, l’entreprise devra avoir respecté les étapes suivantes :
- obtenir l’accord des délégués du personnel ;
- porter la charte informatique à la connaissance des salariés de manière individuelle ;
- afficher le document à côté du règlement intérieur ;
- envoyer un exemplaire de la charte à l’inspection du travail ;
- déposer la charte au greffe du conseil des prud’hommes.
Pour en savoir plus :
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