Toute personne qui embauche un salarié doit respecter un certain formalisme.
La déclaration unique d'embauche (DUE), désormais appelée « déclaration préalable à l'embauche », constitue la première étape à accomplir avant d'embaucher une personne. Regardons de près en quoi elle consiste.
Définition de la déclaration unique d'embauche
Caractère obligatoire de la DUE
La déclaration unique d'embauche, désormais appelée « déclaration préalable à l'embauche » (DPAE), est obligatoirement effectuée par un employeur au moins huit jours avant d'embaucher un salarié.
Cette formalité est effectuée :
- auprès de l'URSSAF pour l'embauche d'un salarié relevant du régime général ;
- auprès de la MSA pour l'embauche d'un salarié agricole.
À noter : tout employeur qui ne remplit pas cette obligation commet une infraction de travail dissimulé. Dans le cadre d'une telle infraction, l’URSSAF n’est pas tenue d’établir l’intention frauduleuse de l’employeur pour procéder à un redressement (Cass. 2e civ., 9 juillet 2020, n° 19-11.860).
Bon à savoir : les nouveaux employeurs peuvent utiliser le service « Urssaf Première Embauche » qui propose un accompagnement personnalisé et gratuit pour l'embauche d'un premier salarié. Ce service comprend notamment un soutien réglementaire, une assistance dans les démarches dématérialisées, une prise en charge de toutes demandes et questions, un contact personnalisé.
Personnes concernées
Tout employeur a l'obligation d'effectuer une déclaration unique d'embauche dès lors qu'il embauche un salarié.
Seuls ne sont pas concernés :
- les employeurs qui embauchent un stagiaire ;
- les employeurs qui utilisent le titre emploi service entreprise (Tese), le chèque emploi associatif (CEA) ou encore le titre firme étrangère.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2019, l'utilisation des titres simplifiés (titre emploi service entreprise et chèque emploi associatif) sont ouverts aux entreprises, associations et aux fondations sans condition d'effectifs (loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019).
DUE : un document pour 6 formalités
La déclaration unique d'embauche est un document à remplir par l'employeur.
Elle permet, en une déclaration unique, d'effectuer plusieurs formalités :
- déclarer une première embauche ;
- demander l'immatriculation d'un salarié auprès du régime de la sécurité sociale ;
- demander l'immatriculation du salarié auprès du régime d'assurance chômage ;
- demander l'adhésion du salarié à un service de santé au travail ;
- demander auprès du service de santé au travail la visite médicale d'embauche obligatoire ;
- définir la liste des salariés pour le pré-établissement de la DSN.
Bon à savoir : après avoir effectué la déclaration unique d'embauche, l'URSSAF ou la MSA fournit à l'employeur un récépissé de la DUE.
Contenu de la déclaration unique d'embauche
La déclaration unique d'embauche est un document qui doit contenir les mentions obligatoires suivantes :
- la dénomination sociale ou le nom et prénom de l'employeur ;
- le numéro SIRET de l'employeur ;
- le code APE de l'employeur ;
- le nom et l'adresse du service de santé au travail dont relève l'employeur ;
- les nom et prénom du salarié embauché ;
- l'adresse du salarié ;
- la date et le lieu de naissance du salarié ;
- le numéro de sécurité sociale du salarié ;
- la date et l'heure d'embauche ;
- la nature du contrat de travail et sa durée ;
- la durée de la période d'essai.
À noter : l'employeur doit remettre une copie de la déclaration unique d'embauche ou du récépissé au salarié.
Formalités pour effectuer une déclaration unique d'embauche
Organisme destinataire
La déclaration unique d'embauche doit être transmise par l'employeur :
- à l'URSSAF si le salarié relève du régime général ;
- à la MSA s'il s'agit d'un salarié agricole.
Comment déclarer ?
La déclaration unique d'embauche peut être effectuée :
- sur Internet, sur le site net.entreprise.fr ou sur le site de l'URSSAF ;
- via le formulaire Cerfa n° 10563 à retourner par courrier ou télécopie à l'organisme destinataire.
Attention : depuis le 1er juillet 2022, les DPAE ne peuvent plus être adressées par e-mail. La transmission par flux CFT sera aussi interrompue fin 2022.
À noter : depuis le 1er octobre 2014, les entreprises qui ont effectué plus de 50 déclarations unique d'embauche au cours de l'année précédente ont l'obligation d'effectuer leur DPAE en ligne.
Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur :
- La définition et les caractéristiques du contrat de travail.
- La requalification d'un contrat de travail.
- La rupture du contrat de travail.