Vous souhaitez poser votre 5e semaine de congés payés. Sachez que cette dernière, espace précieux de liberté, est définie par la loi. Prise en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre, les dates de cette 5e semaine ne peuvent pas vous être imposées par l’employeur, sauf causes légitimes.
La loi El Khomri du 8 août 2016 est toutefois venue donner plus de pouvoir à l’employeur en matière de congés payés.
Vous trouverez dans cette fiche pratique comment poser sa 5e semaine de congés payés.
Zoom sur la législation applicable en matière de congés payés
La durée légale des congés payés, pour une année complète de travail chez le même employeur, est de 5 semaines par an (30 jours ouvrables de repos) qui correspondent à 2 jours et demi de congé par mois de travail effectif (article L. 3141-3 du Code du travail).
Les quatre premières semaines
4 semaines (24 jours) sur 5 doivent être prises durant la période de référence.
Jusqu’à présent, la période de référence pour la pose des congés allait du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N + 1. Depuis août 2016, la loi Travail permet à l’employeur de fixer une autre période de référence par accord d’entreprise, d’établissement, ou par convention ou accord de branche (article L. 3141-15 du Code du travail), sur une année civile par exemple (du 1er janvier au 31 décembre).
On parle alors de période de congé principal et de congés dits fractionnés pour les jours qui restent à prendre en dehors de la période de référence.
La 5e semaine
La 5e semaine de congés payés peut être prise en dehors de la période de référence et n’entre pas dans le même type de traitement que les 4 autres :
- Cette 5e semaine n’entre pas dans la période du congé principal, sauf dérogation (article L. 3141-17 du Code du travail).
- Cette 5e semaine ne donne pas droit à des jours supplémentaires de congés dits de « fractionnement ».
Le report des congés
Les congés acquis au titre de l’année de référence antérieure doivent être épuisés au 30 avril de l’année en cours.
En général, le report de congés d’une année sur l’autre n’est pas admis, sauf pour les cas suivants :
- La 5e semaine peut faire l’objet de reports, sur 6 ans maximum, en vue d’un congé sabbatique, d’un congé pour la création d’une entreprise ou pour l’exercice de responsabilités de direction au sein d’une entreprise répondant aux critères de jeune entreprise innovante (JEI).
- Si, selon une disposition légale, la durée du travail d’un salarié est décomptée à l’année, une convention ou un accord collectif étendu ou une convention ou un accord collectif d’entreprise ou d’établissement peuvent prévoir que les congés ouverts au titre de l’année de référence peuvent faire l’objet de reports (jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise des congés a débuté).
- Des aménagements sont également possibles, en cas d’accord, pour les salariés expatriés, les salariés des départements ou des territoires d’Outre-mer ou les salariés étrangers travaillant en France.
- Enfin, les salariés peuvent affecter à leur compte épargne temps, dans les conditions prévues par l’accord collectif applicable à l’entreprise, tout ou partie de leur congé annuel excédant 24 jours ouvrables.
1. Obtenez l’accord de votre employeur pour poser votre 5e semaine de congés payés
Dans le Code du travail, il n’existe pas de procédure à suivre ni de délai à respecter pour poser sa 5e semaine de congé. Chaque entreprise a sa pratique : logiciel, courrier, formulaire, demande orale, etc.
La prise de congé de votre 5e semaine doit être fixée à une date convenue en concertation avec votre employeur. Ce dernier ne pourra pas vous refuser votre semaine, sauf si votre absence perturbe le fonctionnement de l’entreprise. Veillez alors à ce que votre demande de congés soit compatible avec les impératifs de service :
- parlez-en à votre chef de service ou d’atelier ;
- pensez à vos collègues, autant que possible, ne laissez pas un travail urgent en cours à leur charge.
Exemple :: finissez les taches en cours, dans la mesure du possible, ou soyez clair dans les consignes à suivre (état d’avancement, documents, personnes à contacter, délais).
Pour plus de sécurité et éviter tout litige, même pour cette 5e semaine, veillez à avoir une trace écrite de votre demande spécifiant les dates et la demande de l’accord de votre employeur.
Exemple :: « je vous informe que je souhaite poser ma 5esemaine de congé payé du… au… J’espère recevoir un accueil favorable à ma demande ».
2. Tenez compte des dates indiquées par votre employeur pour poser votre 5e semaine de congés payés
Votre employeur peut vous demander de changer vos dates, refuser votre demande ou, dans certaines hypothèses, vous imposer de prendre votre 5e semaine à une certaine date.
Prenez votre 5e semaine sur la date de fermeture de l’entreprise
Votre employeur peut, en raison de la fermeture de l’établissement (période de Noël, par exemple), vous imposer de prendre les congés correspondant à la 5e semaine, sans avoir à vous demander votre accord. Cette pratique est légale. Toutefois :
- Il doit vous informer de l’ordre et des dates de congé au moins un mois avant (article D. 3141-6 du Code de travail).
- Cette fermeture doit être prévue dans un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche (article L. 3141-15 du Code de travail).
Modifiez les dates de votre 5e semaine suite au refus de votre employeur
Demandez tout d’abord à votre employeur la preuve que votre absence met vraiment en danger le fonctionnement suite à son refus.
Si vous n’êtes toujours pas d’accord avec le refus de votre employeur qui ne vous semble pas justifié, envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception qui mentionne :
- les raisons de votre demande ;
- l’absence de textes légaux légitimant le refus ou une fermeture imposée par exemple ;
- les mesures que vous avez prises en équipe pour assurer la continuité de votre travail en cours.
Selon la réponse reçue, maintenez vos dates ou changez-les si les raisons invoquées sont légitimes.
S’il y a abus de votre employeur quant à son refus d’accorder vos dates de congés, vous pouvez demander la réparation de votre préjudice devant le conseil de prud’hommes.