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Chaque année, les salariés acquièrent des droits à congés payés.
En fin d’exercice comptable, les entreprises doivent anticiper la prise de ces congés en provisionnant un capital. L’exercice consiste à estimer ce que la prise de congés va coûter à l’entreprise, au regard du maintien de salaire mais aussi des charges à payer sur ces sommes. C'est la personne chargée de la comptabilité dans l'entreprise qui s'occupe d'effectuer le calcul.
Voici les étapes à suivre pour calculer la provision pour congés payés.
1. Déterminez le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié afin de calculer la provision pour congés payés
À la clôture de l’exercice, calculez les droits à congés payés acquis par chaque salarié.
Les salariés ont droit à un nombre de jours de congés payés qui varie en fonction de leur présence sur la période de référence.
Chaque mois de travail ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l'entreprise.
Certaines périodes non travaillées sont assimilées à des périodes travaillées en terme de congés payés : congés payés, congé maternité, arrêt maladie faisant suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, contrepartie obligatoire en repos, etc.
Consultez la convention collective et les accords collectifs applicables à l'entreprise : ils peuvent prévoir des dispositions spécifiques en terme de calcul des droits à congés payés.
Bon à savoir : dans la majorité des entreprises, la période de référence va du 1er juin d’une année N au 31 mai de l’année N + 1.
2. Calculez le montant de l’indemnité de congés payés
L’indemnité de congés payés, qui doit être calculée pour déterminer le montant de la provision, se calcule selon les mêmes modalités que l’indemnité compensatrice de congés payés.
Pour la calculer, appliquez les 2 méthodes de calcul suivantes aux fins de comparaison :
- La règle du 10ème
Calculez le 10ème des salaires perçus par le salarié (y compris les primes d'ancienneté versées) pendant la période de référence de l'année N - 1 pour définir l'indemnité correspondant aux congés pris lors de l'année N.
- La règle du maintien de salaire
Calculez le montant fictif que le salarié percevrait s’il travaillait pendant les journées de congés payés pour lesquelles il a acquis des droits.
À noter : pour l’application de ces 2 méthodes, tenez compte de toutes les sommes que vous auriez versées au salarié en contrepartie de son travail. En revanche, excluez les sommes qui continuent à être versées pendant les congés (13ème mois, prime de vacances, intéressement, etc.) et les remboursements de frais professionnels.
Conseil : consultez la convention collective et les accords collectifs applicables à l’entreprise : ils peuvent prévoir d’inclure ou d’écarter certaines sommes de l’indemnité de congés payés.
Une fois les résultats des deux méthodes obtenus, comparez-les. Retenez le résultat le plus favorable pour le salarié.
Bon à savoir : les indemnités de repas, même si elles ont un caractère forfaitaire, représentant des dépenses effectuées par un salarié lors de déplacements professionnels, constituent un remboursement de frais et non un complément de salaire. À ce titre, elles ne peuvent pas être prises en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés (Cass. soc., 11 septembre 2019, n° 18-14.294).
Les rémunérations variables, qui dépendent des résultats commerciaux généraux de la société et de la performance individuelle d’un salarié déterminée sur la base des évaluations et des notes sur sa performance, ne sont pas affectées par la prise de congés payés. Par conséquent, elles n’entrent pas dans l’assiette de calcul de l’indemnité de congés payés (Cass. soc., 6 novembre 2019, n° 18-10.367).
3. Calculez les charges applicables à l'indemnité de congés payés pour achever de calculer la provision pour congés payés
Calculez une estimation des charges sociales patronales liées à l’indemnité de congés payés.
À cet effet, déterminez un taux moyen de charges sur l’exercice. Pour cela, divisez le montant des charges sociales patronales de l’exercice passé par les salaires bruts de l’exercice.
Exemple : salaires bruts sur l’exercice N - 1 = 100 000 € ; charges sur l’exercice N - 1 = 40 000 € ; taux moyen de charges patronales = 40 000 / 100 000 = 40 %.
Appliquez ensuite ce taux moyen à l'indemnité de congés payés que vous avez calculée pour chaque salarié.
Exemple : pour un taux moyen de 40 % et une indemnité annuelle de 4 000 € pour un salarié : 4 000 × 0,4 = 1 600 € de charges patronales faire entrer dans la provision pour congés payés de ce salarié.