Passées les phases de choix de la pointeuse et d’un logiciel de pointage ainsi que de la mise en place du pointage au travail, l’employeur doit assurer la gestion quotidienne de son système de pointage.
La gestion du pointage est à la fois administrative, RH et juridique.
Gestion de pointage : durée d’archivage des données
S’il est informatisé et numérisé, le système de pointage produit des documents écrits qu’il faut conserver en respectant des délais légaux.
Le pointage a pour but de respecter l’obligation légale de pointage qui pèse sur l’employeur.
Cela se traduit par le contrôle et le décompte du temps de travail des salariés en vue :
- de les payer ;
- de calculer et/ou payer des charges et taxes assises sur leur paiement.
Cette obligation légale génère l’impression de documents et/ou formulaires que l’employeur doit :
- archiver ;
- conserver pendant un certain délai pour pouvoir les présenter sur demande, notamment celle d’agents de contrôle (Inspection du travail, Urssaf et Fisc).
Voici un tableau sommaire rappelant la durée légale de conservation des documents administratifs :
| Domaines | Documents à imprimer | Formulaires à imprimer | Durée de conservation (1) |
|---|---|---|---|
| Temps de travail | Récapitulatifs. | DADS (Déclaration annuelle de données sociales) + Cerfa (si exonérations de cotisations sociales et/ou taxes). | 5 ans |
| Paie | Bulletins de salaire. | ||
| Cotisations | Bordereaux de paiement. | 3 ans | |
| Taxes/impôts sur les salaires | 4 ans (année en cours incluse). |
(1) Comme le délai de prescription relatif aux demandes de salaire est le plus long de tous les délais, il faut conserver au moins cinq ans tous les formulaires et documents.
Gestion de pointage : soigner les ressources humaines
Gérer le pointage c’est gérer les réactions, comportements et demandes des salariés et/ou de leurs représentants ainsi que des agents de contrôle face au système de pointage. Pour faire fonctionner le pointage dans l’entreprise, l’employeur doit en gérer les aspects organisationnels, RH et donc relationnels.
Voici un tableau indicatif des différents points importants que comporte la gestion RH du pointage :
| Organisation et discipline | Droit d’accès et de rectification des salariés | Droit d’accès des représentants du personnel | Droit d’accès des agents de contrôle |
|---|---|---|---|
Pour informer + contraindre les salariés à observer les procédures liées au pointage : rédaction et transmission aux salariés de :
| Organisation de l’accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage (dont ce qui est imprimé) éventuellement pour les faire rectifier si erreur :
| Organisation de l’accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage pour :
| |
| Oubli, refus ou obstacle à l’accès de la part de l’employeur | |||
| Difficulté voire impossibilité pour sanctionner ou licencier un salarié refusant ou oubliant de pointer sauf risque de perte de procès prud’homal par employeur. | Risque de procès :
| Risques :
| |
Gestion de pointage : obligations juridiques de l’employeur
Le pointage permet à l’employeur de prouver qu’il satisfait à plusieurs obligations dont celles concernant :
- le contrôle et le décompte du temps de travail ;
- le paiement du salaire exact et strictement conforme au temps travaillé.
Cela permet à l’employeur d’exercer son pouvoir de direction afin de :
- contraindre les salariés à respecter leurs horaires ;
- constater les manquements en la matière.
Mais si le contrôle du temps de travail se double d’un contrôle de l’activité même des salariés :
- par exemple : surveillance des allées et venues du personnel itinérant ;
- l’employeur doit avoir informé la CNIL et les salariés eux-mêmes de ce double rôle de la pointeuse : décompte du temps de travail + surveillance ;
- à défaut, toutes les preuves tirées du système de pointage que l’employeur pourra produire en cas de procès seront considérées comme non valables. Les sanctions et licenciements pris sur la base de ces preuves seront considérés comme abusifs.
C’est ce qu’a précisé la Cour de cassation dans un arrêt du 2 novembre 2016, concernant un système de pointage qui permettait à une entreprise de connaître chaque jour le nom du salarié et l’heure précise à laquelle il était rentré.
L’employeur doit alors respecter certaines règles :
- une déclaration auprès de la CNIL ;
- l’information et la consultation du CSE préalablement à la décision de mise en œuvre de moyens ou de techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés (Cass. soc., 11 décembre 2019, n° 18-11.792).