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La pointeuse est un dispositif qui enregistre le temps travaillé et imprime son décompte sur tout support matériel papier ou carton.
Parmi les systèmes de pointage, on trouve différents types de pointeuses : pointeuse mécanique, badgeuse, pointeuse mobile.
La feuille de pointage constitue l'enregistrement papier ou numérique des données.
À noter : en France, les pointeuses biométriques servent exclusivement à contrôler l'accès de zones restreintes et ne peuvent en aucun cas être utilisées pour le contrôle des horaires.
Pointeuse : compter le temps de travail des salariés
À l'origine horloge mécanique, la pointeuse s'informatise et se numérise avec le temps, à tel point qu'aujourd'hui le terme « pointeuse » est largement galvaudé.
La nécessité de mesurer le temps travaillé aux fins de le payer a entraîné la création de la pointeuse.
Cet instrument s'est généralisé et perfectionné au cours du temps à tel point qu'aujourd'hui un même terme désigne des systèmes différents souvent très éloignés, par leurs caractéristiques et performances, de la pointeuse d'origine.
Origine de la pointeuse : un système mécanique
La pointeuse est à l'origine un système mécanique d'horlogerie qui :
- enregistre le début et la fin de la séquence de travail ;
- imprime sur un support matériel de papier ou de carton ce qu'elle a enregistré.
L'apparition des pointeuses à la fin du 19e siècle est une conséquence de la Révolution industrielle.
Certains employeurs se sont retrouvés à la tête de fabriques regroupant des centaines de personnes payées au temps. Un temps de travail qu'il convenait de mesurer pour :
- contrôler la réalité et la quantité de la prestation de travail de l'ouvrier ;
- le payer selon les heures qu'il avait véritablement effectuées.
Avec ce système, le salarié glissait dans la pointeuse un carton (portant son nom) lorsqu'il prenait son poste, geste qu'il répétait en partant.
Pointeuse actuelle : les nouvelles technologies
Le terme de « pointeuse » est aujourd'hui utilisé pour désigner des matériels qui n'ont rien à voir avec l'horlogerie mécanique.
Avec l'évolution des technologies, les pointeuses ont connu des mutations dont la principale est l'informatisation et numérisation :
- des matériels ;
- des données recueillies ;
- et de leur mode d'impression.
Actuellement, le type de pointeuse le plus avancé est la pointeuse biométrique, dispositif intégrant des données physiologiques personnelles.
Bon à savoir : le 10 avril 2018, la CNIL a précisé sa doctrine pour mieux encadrer les systèmes d’authentification biométrique utilisés par des particuliers dans leur vie quotidienne et inciter les professionnels à veiller à ce que les technologies utilisées garantissent la protection des données personnelles. Elle y intègre les principes consacrés par le règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018. Ces règles sont les suivantes : justifier d'un besoin spécifique ; après information, laisser la personne libre d’y recourir ou de choisir un dispositif alternatif ; maintenir les données biométriques sous le contrôle exclusif de la personne concerné ; et réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD).
L'exploitation des données a elle aussi évolué :
- à l'origine, l'exploitation des données imprimées sur le carton de pointage se faisait manuellement (lecture des heures imprimées + addition et totalisation/récapitulation) sans l'appui d'un système automatique ;
- ensuite, les pointeuses réalisaient elles-mêmes les totalisations ;
- actuellement, l'introduction de « puces » avec calculateur intégré épargne tout souci de calcul, quel qu'il soit.
Pointeuse et droit du travail
L'employeur doit obligatoirement enregistrer les temps travaillés pour son compte afin de prouver qu'il respecte les minimas salariaux horaires et les durées limites de travail.
Si le Code du travail n'impose pas le recours à un type particulier de pointeuse, il limite le champ des données qu'elle recueille tout en imposant les conditions de sa mise en place.
La pointeuse : un mode de preuve et de justification pour l'employeur
Dès qu'il fait travailler des salariés pour son compte, l'employeur est soumis à la réglementation du travail – Code du travail + conventions et/ou accords collectifs – laquelle comporte de nombreuses dispositions relatives au temps de travail.
L'utilisation de la pointeuse lui permet de procéder à des enregistrements démontrant qu'il respecte ses obligations.
L'employeur est susceptible de devoir prouver qu'il respecte ses obligations en matière de durée du travail devant :
- l'inspection du travail qui a le droit de le contrôler ;
- ses salariés (et/ou leurs représentants élus et/ou désignés) qui peuvent contester son décompte du temps de travail et/ou la manière dont il le paye.
Pour prouver qu'il est de bonne foi, il peut utiliser une pointeuse et les relevés et enregistrements – sous forme de feuille de pointage – qu'elle lui fournit.
La pointeuse soumet les salariés à une obligation de pointage
L'employeur a le droit d'introduire une pointeuse dans son entreprise et de contraindre ses salariés à pointer, peu importe leur catégorie.
Tous les salariés doivent accepter la pointeuse et le principe du pointage du personnel, c'est-à-dire de l'enregistrement de leur temps de travail. La nature particulière de leurs horaires ou de leur mode d'organisation du temps de travail ne peut les dispenser d'avoir à rendre compte de leur temps de travail notamment sous forme de pointage.
Le fait qu'un salarié soit cadre en forfait jours ne le dispense pas d'avoir à rendre compte de son temps de travail :
- celui-ci peut être soumis à un pointage ;
- sa durée du travail et son salaire ne sont ni décomptés ni calculés selon un décompte horaire : le pointage concernera le nombre de jours travaillés dans l'année conformément aux prévisions de sa convention de forfait.
La pointeuse doit présenter certaines caractéristiques
Peu importe son type et sa façon de fonctionner, la pointeuse doit nécessairement être un système qui enregistre des données de façon fiable sans possibilité de falsification
En tant que matériel, le Code du travail n'impose aucune norme ni caractéristique à la pointeuse : celle-ci peut se présenter sous n'importe quelle forme, l'employeur est libre de son choix.
En revanche, le Code du travail exige que la pointeuse :
- soit fiable et infalsifiable (en tant que système) si elle enregistre automatiquement le temps de travail ;
- ne recueille ni n'exploite aucune donnée physique propre à la personne du salarié sauf pour raison de sécurité et de contrôle d'accès à des locaux « sensibles », ce qui restreint très fortement l'usage de la pointeuse biométrique dans l'entreprise ;
- soit mise en place dans l'entreprise postérieurement au suivi d'une procédure d'information et de communication en externe (déclaration auprès de la CNIL si exploitation informatique des données recueillies) et en interne auprès des salariés et de leurs représentants. C'est ce qu'a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 2 novembre 2016. À défaut, le système est illicite et les informations qui en résultent ne peuvent pas être produites en justice (à l'appui d'un licenciement par exemple).
À noter : depuis l'entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les formalités de déclaration à la CNIL sont supprimées. Désormais, le fichier doit être inscrit au registre des traitements et au registre des activités de sous-traitances de l'entreprise.
Par ailleurs, la pointeuse doit être un système « ouvert », c'est-à-dire accessible aux contrôles des administrations telles que l'inspection du travail ou l'URSSAF.
Important : si ces données ne peuvent pas être présentées dans le cadre d'un contrôle de l'Urssaf, du fisc ou de l'inspection du travail, vous pouvez être sanctionné.
Pointeuse biométrique et règlement européen sur la protection des données (RGPD)
La biométrie est une science qui permet d'identifier, répertorier et quantifier statistiquement la physiologie du corps humain et son évolution dans le temps.
Suite à l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (RGPD) le 25 mai 2018, la CNIL a mis à jour le règlement type relatif à la mise en œuvre de la biométrie sur les lieux de travail (délib. CNIL 2019-001 du 10 janvier 2019).
Conditions de recours à la pointeuse biométrique
En vertu du règlement type, l’usage de la biométrie n’est autorisé que dans deux cas :
- pour contrôler l’accès aux locaux limitativement identifiés par l’employeur comme devant faire l'objet d'une restriction de circulation ;
- pour contrôler l’accès aux appareils et applications informatiques professionnels limitativement identifiés par l’employeur.
En outre, l’employeur doit démontrer, de façon documentée, la nécessité de recourir à un traitement de données biométriques, en indiquant les raisons pour lesquelles le recours à d'autres dispositifs d'identification ou mesures organisationnelles et techniques de protection ne permet pas d'atteindre le niveau de sécurité exigé.
Champ d'application
Les données biométriques qui peuvent être utilisées en vue de l’authentification des salariés sont celles basées sur des caractéristiques morphologiques, à savoir :
- iris ;
- empreinte digitale ;
- réseau veineux de la main.
Bon à savoir : un employeur ne peut pas avoir recours à des prélèvements biologiques tels que la salive ou le sang.
Les données personnelles des salariés qui peuvent être utilisées via l’identification biométrique sont :
- l'identité ;
- la vie professionnelle (numéro de matricule, service d'appartenance, etc.) ;
- les locaux ou outils de travail autorisés ;
- les données de journalisation (accès ou matériels utilisés, horodatage, etc.).
Information des salariés
L'employeur a des obligations d'information auprès des salariés quant à l'utilisation de la biométrie. Cette information doit figurer dans une notice écrite et doit être remise avant tout recueil de données biométriques.
Bon à savoir : le CSE doit être informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre de moyens ou de techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés (Cass. soc., 11 décembre 2019, n° 18-11.792).
Pointeuse : comment choisir ?
Ce sont les caractéristiques de l'effectif et de son mode d'organisation du temps de travail qui dictent à l'employeur le choix de sa pointeuse.
L'employeur dispose d'une marge de manœuvre assez large pour choisir le type de matériel qui lui convient. La pointeuse est un « simple » outil de mesure et contrôle du temps de travail : son acquisition doit répondre strictement aux besoins de l'employeur.
Avant de réaliser lui-même ou de faire l'acquisition d'un dispositif de pointage, l'employeur doit donc procéder (ou faire procéder) à un audit préalable pour analyser ses besoins et attentes considérant les tailles et organisations de son entreprise.
Voici un tableau pour affiner le choix d'un système de pointage.
| Organisation du temps de travail | Horaires de travail sans variation pour un petit effectif de 1 à 9 salariés | Horaires de travail sans variation pour un effectif > 9 salariés | Horaires de travail complexes et variables peu importe l'effectif |
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| Type de pointeuse |
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