Parmi les systèmes de pointage, on trouve différents types de pointeuses : pointeuse mécanique ou numérique, badgeuse, pointeuse mobile et pointeuse biométrique.
La feuille de pointage constitue l’enregistrement papier ou numérique des données.
Contrairement à la pointeuse mobile, les pointeuses mécanique et numérique sont fixes : elles sont installées à demeure dans un établissement pour contrôler les horaires d’un personnel sédentaire.
Pointeuse mécanique : la pointeuse de base
La pointeuse mécanique enregistre simplement les heures d’entrée et de sortie du personnel pour les reporter sur un support papier ou cartonné.
La pointeuse mécanique est composée d’un système d’horlogerie fonctionnant sur secteur.
Pointeuse mécanique : un système simple
L’horloge interne enregistre les horaires du personnel (à la prise de fonction et à la fin) dès qu’elle est sollicitée :
- par insertion d’une carte ;
- et/ou par pression d’un bouton de commande (généralement associé à un code individuel).
La plupart des systèmes d’horlogerie comportent :
- le changement d’heure hiver/été ;
- un calendrier perpétuel.
Cet enregistrement donne lieu à traçabilité par impression des horaires enregistrés par la pointeuse sur un support papier ou carton.
Pas de traitement des données avec la pointeuse mécanique
Les horaires imprimés ne sont pas traités :
- ils ne font pas l’objet de récapitulatif et additions ;
- c’est à l’employeur et/ou son service du personnel d’accomplir ces tâches afin de vérifier que les horaires sont respectés et effectivement prestés par le personnel.
Pointeuse mécanique : moins performante que le numérique
La pointeuse numérique stocke les données et les traite.
La pointeuse mécanique transforme les heures d’entrée et de sortie du personnel en données qu’elle stocke, imprime, récapitule et peut traiter en toute autonomie ou en lien avec un logiciel de contrôle et gestion des horaires et/ou paye.
Une version plus évoluée existe : il s’agit de la pointeuse numérique. Elle comporte des puces et circuits intégrés qui lui permettent d’effectuer recueil et traitement de données en rapport avec les horaires qu’elle enregistre : ces données sont imprimables sur support papier ou autre. Comme la pointeuse mécanique, c’est par sollicitation avec carte ou bouton pression que la pointeuse procède à l’enregistrement.
Mais à la différence de la pointeuse mécanique, la pointeuse numérique peut opérer des :
- additions ;
- récapitulatifs ;
- calculs plus ou moins complexes en fonction de ses performances.
Elle facilite le travail de vérification et de contrôle des horaires du personnel par l’employeur et/ou les membres de son service du personnel.
Attention cependant, un système de pointage numérique, permettant à une entreprise d’enregistrer l’identité des salariés et leur heure d’entrée chaque jour, doit respecter certaines règles : tenue du registre des traitements et consultation des instances représentatives du personnel. À défaut, le système est illicite et les documents qui en résultent ne peuvent pas être produits en justice (à l’appui d’un licenciement par exemple). C’est ce qu’a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 2 novembre 2016.
Limites de la pointeuse mécanique et numérique
La pointeuse mécanique ou numérique laisse des possibilités de fraude de la part du personnel : un salarié peut pointer pour un autre avec sa carte ou son code. Quand l’effectif est important, le bon fonctionnement de la pointeuse nécessite donc une certaine surveillance.
D’autre part, les badges se perdent ou s’oublient souvent, ce qui nécessite de pouvoir en produire de nouveaux facilement, et de pouvoir intervenir sur la base de données quand un salarié n’a pas son badge sur lui.
Pour ces raisons, les grosses entreprises peuvent préférer l’identification biométrique, lorsqu’elle est autorisée par la CNIL. Le 10 avril 2018, la CNIL a précisé sa doctrine pour mieux encadrer les systèmes d’authentification biométrique utilisés par des particuliers dans leur vie quotidienne et inciter les professionnels à veiller à ce que les technologies utilisées garantissent la protection des données personnelles. Dans un règlement type (délib. CNIL 2019-001 du 10 janvier 2019), elle y intègre les principes consacrés par le règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018. Ces règles sont les suivantes :
- justifier d’un besoin spécifique ;
- après information, laisser la personne libre d’y recourir ou de choisir un dispositif alternatif ;
- maintenir les données biométriques sous le contrôle exclusif de la personne concernée ;
- réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).