Parmi les systèmes de pointage, il existe différents types de pointeuses : pointeuse mécanique ou numérique, badgeuse, pointeuse mobile et pointeuse biométrique. La feuille de pointage constitue l'enregistrement papier ou numérique des données.
Important : depuis 2012, en France, la CNIL ne permet plus l'usage des pointeuses biométriques pour contrôler les horaires des salariés et son emploi est strictement réservé aux contrôles des accès des zones restreintes ou spécifiques.
Badgeuse : une évolution technologique de la pointeuse
La pointeuse est un dispositif qui enregistre le temps travaillé et imprime son décompte sur tout support matériel papier ou carton.
Ce système de pointage est simple d'utilisation mais présente deux inconvénients :
- le support est fragile ;
- il nécessite le traitement manuel des informations.
La badgeuse a été inventée pour y remédier :
- le carton de pointage est remplacé par un badge : le plus souvent une carte (format carte de crédit) en plastique rigide ;
- traitement des données automatisé et informatisé.
D'un point de vue légal, la badgeuse, permettant à une entreprise de connaître l'identité des salariés et leur heure d'entrée chaque jour, doit respecter certaines règles : inscrire le fichier des données au registre des traitements de l’entreprise (règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 – RGPD) et consulter les instances représentatives du personnel. Ainsi, le comité social et économique (CSE) doit être informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre de moyens ou de techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés (Cass. soc., 11 décembre 2019, n° 18-11.792).
À défaut, le système est illicite et les informations qui en résultent ne peuvent pas être produites en justice (à l'appui d'un licenciement par exemple).
À noter : depuis l'entrée en vigueur du règlement européen de protection des données personnelles (RGPD) le 25 mai 2018, les formalités de déclaration à la CNIL sont supprimées.
Fonctionnement et performances de la badgeuse
Le pointage par badgeuse met en œuvre des badges, un terminal et un système d'exploitation des données recueillies.
La badgeuse est un système de pointage qui associe trois éléments : un badge, un terminal et un système d'exploitation :
| Éléments | Description | Fonctionnement |
|---|---|---|
| Badge | Objet mobile et portable : carte, porte-clés ou téléphone portable. |
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| Terminal | Il s'agit le plus souvent d'un boîtier fixé au mur à l'entrée des locaux de travail. | Comporte :
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| Système d'exploitation |
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Le transfert des données du terminal vers le système d'exploitation se fait :
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Badgeuse : un environnement technologique adapté
Le pointage par badgeuse crée un environnement technologique que l'employeur doit financer, organiser et maîtriser.
L'acquisition d'une badgeuse – associée à un logiciel – doit correspondre à un choix réfléchi de l'employeur de façon à ce que l'environnement technologique issu de la mise en place de ce système de pointage soit complètement :
- budgété et tous les postes de dépenses prévus et justement évalués ;
- maîtrisé par les utilisateurs afin de tirer parti de toutes les fonctions et applications ;
- accepté par le personnel utilisateur et/ou pointeur.
Bon à savoir : en plus d'avoir à gérer un environnement technologique, l'employeur doit aussi gérer les contraintes organisationnelles du pointage par voie de badge : obligation de badger pour les salariés et traitement des refus et/ou des oublis, la perte du badge, etc.
Limites de la badgeuse
Un salarié peut badger pour un autre. Aussi, quand l'effectif de l'entreprise est important, la badgeuse nécessite une certaine surveillance. De plus, les badges s'oublient ou se perdent facilement, ce qui nécessite de pouvoir en produire entrer le pointage sans badge, d'une part, de pouvoir créer aisément de nouveaux badges.
Pour ces raisons, certaines grosses organisations peuvent préférer l'identification biométrique. Le 10 avril 2018, la CNIL a précisé sa doctrine pour mieux encadrer les systèmes d’authentification biométrique utilisés par des particuliers dans leur vie quotidienne et inciter les professionnels à veiller à ce que les technologies utilisées garantissent la protection des données personnelles. Dans un règlement type (délib. CNIL 2019-001 du 10 janvier 2019), elle y intègre les principes consacrés par le règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018. Ces règles sont les suivantes :
- justifier d'un besoin spécifique ;
- après information, laisser la personne libre d’y recourir ou de choisir un dispositif alternatif ;
- maintenir les données biométriques sous le contrôle exclusif de la personne concernée ;
- réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD).
Bon à savoir : la CNIL considère comme excessif et contraire au RGPD le fait de contrôler les horaires de travail du personnel par le biais d'un système de badgeage intégrant une prise de photographie systématique des salariés à chaque pointage (CNIL, communiqué, 27 août 2020).