Le pointage pour mesurer le temps de travail est une obligation qui concerne aussi bien l'employeur que tout son personnel dont les cadres en forfait jours.
Lorsqu'un employeur fait travailler du personnel, la loi le contraint à décompter le temps de travail pratiqué par ses salariés dans son entreprise ou dans tous lieux où ils interviennent suivant ses ordres.
Les modalités de décompte sont laissées à la discrétion de l'employeur : dans tous les cas cela revient à effectuer et/ou faire effectuer un pointage des horaires de travail réalisés par les salariés.
Pointage du personnel : une obligation légale
L'employeur est tenu de décompter le temps de travail de ses salariés par le pointage des heures et/ou jours travaillés dans son entreprise.
L'employeur doit pouvoir justifier – en termes de quantité – des horaires pratiqués par ses salariés.
L'obligation générale de justification du temps de travail du personnel :
- s'applique à tous les types d'horaires : collectif, individuel, temps partiel, horaires décalés, cadres en forfait jours, etc. ;
- concerne tous les salariés sans exception : les cadres en forfait jours ne peuvent refuser de s'y soumettre.
Pour justifier les horaires du personnel, l'employeur doit mettre en place un pointage :
- le pointage peut prendre la forme d'un enregistrement et/ou d'un récapitulatif ;
- différents systèmes : système automatique ou simple mention dans un cahier des entrées et sorties journalières.
Important : attention, le non-respect de l'obligation de décompte du temps de travail est sanctionné pénalement en cas de pratique d'horaires individualisés. L'employeur qui omet de la respecter est alors passible de poursuites pénales et de condamnation au paiement d'amendes : 750 € si l'employeur est une personne physique, 3 750 € si l'employeur est une personne morale. Il y a autant d'amendes à payer que de salariés dont le temps de travail n'est pas décompté.
Bon à savoir : le salarié doit faire ses heures, mais il a le droit de ne pas être joignable à tout moment. La loi Travail du 8 août 2016 institue pour le salarié un « droit à la déconnexion » (article L. 2242-8 7° du Code du travail). Il a pour objectif « d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale », et fait l'objet d'une négociation annuelle obligatoire dans chaque entreprise (à défaut, une charte doit être mise en place par l'employeur après consultation des IRP).
Obligation de pointage du personnel : qui est concerné ?
La majorité des employeurs doit pratiquer le pointage et la totalité des salariés doit s'y soumettre, peu importe leur type d'horaires de travail.
La loi définit :
- quels sont les employeurs qui doivent pratiquer le pointage de leur personnel ;
- quels sont les salariés qui doivent s'y soumettre, même les cadres en forfait jours.
Pointage du personnel : pour tous les employeurs sauf deux exceptions
Tous les employeurs relevant du Code du travail doivent décompter le temps de travail de leur personnel notamment par voie de pointage.
L'employeur ne peut se prévaloir de l'existence d'horaires particuliers (astreintes, pratique d'heures supplémentaires, temps partiel, etc.) pour se dispenser d'effectuer les relevés de temps de travail sous forme de pointage.
À noter : la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, ex-DIRECCTE) a la possibilité d'infliger aux employeurs un avertissement ou une amende lorsque l'inspection du travail constate des manquements liés à la durée maximale du travail ou au temps de repos (loi n° 2018-727 du 10 août 2018). Cette amende – qui s'applique autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés par le manquement –, peut atteindre jusqu'à 4 000 € (loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel).
Deux exceptions : les secteurs de l'agriculture et des transports routiers qui sont soumis à leurs propres règles (Code rural et Code des transports).
Tous les salariés sont soumis au principe du pointage
Tous les salariés doivent accepter le décompte et l'enregistrement de leur temps de travail, notamment par voie de pointage, à partir du moment où les formalités de mise en place ont été respectées.
La nature particulière de leurs horaires ou de leur mode d'organisation du temps de travail ne peut les dispenser d'avoir à rendre compte notamment sous forme de pointage. En cas d'oubli, d'omission ou même de fraude sur ce point, l'employeur peut les sanctionner, voire les licencier.
Pointage personnel : un décompte en jours pour les « forfaits jours »
Contrairement à une idée reçue, le fait qu'un salarié soit cadre en forfait jours ne le dispense pas d'avoir à rendre compte de son temps de travail. Il peut être soumis à un pointage.
Cependant, comme sa durée du travail et son salaire ne sont ni décomptés ni calculés selon un décompte horaire (comme pour le SMIC par exemple), le pointage concernera le nombre de jours travaillés dans l'année conformément aux prévisions de sa convention de forfait.
Organisation du pointage du personnel : seul l'employeur décide
En vertu de son pouvoir de direction, l'employeur choisit discrétionnairement tel ou tel mode d'organisation du pointage. Cependant, lorsque le système de pointage permet à une entreprise de connaître l'identité des salariés et leur heure d'entrée chaque jour, l'employeur doit respecter certaines règles : tenue du registre des traitements et la consultation des instances représentatives du personnel. À défaut, le système est illicite et les documents qui en résultent ne peuvent pas être produits en justice (à l'appui d'un licenciement par exemple). C'est ce qu'a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 2 novembre 2016.
À noter : à l'époque, l'employeur était tenu à une déclaration auprès de la CNIL. Depuis l'entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les formalités de déclaration à la CNIL sont supprimées. Désormais, le fichier doit être inscrit au registre des traitements.
Système de pointage : le personnel ne peut s'y opposer sauf exception
C'est à l'employeur seul qu'il revient de mettre en place le décompte du temps de travail dans son entreprise et donc de définir et mettre en place les modalités de pointage qu'il juge les plus opportunes.
Les salariés ne peuvent s'opposer à la mise en place du pointage à partir du moment où les formalités de mise en place ont été respectées.
Exception : si le système retenu par l'employeur apporte une restriction disproportionnée à leurs droits et libertés.
Exemple : la pointeuse biométrique utilise des données personnelles physiques trop confidentielles pour un simple contrôle du temps de travail. Elle est uniquement autorisée pour contrôler l'accès des zones restreintes ou spécifiques.
Bon à savoir : la CNIL considère comme excessif et contraire au RGPD le fait de contrôler les horaires de travail du personnel par le biais d'un système de badgeage intégrant une prise de photographie systématique des salariés à chaque pointage (CNIL, communiqué, 27 août 2020).
Fonctionnement du pointage du personnel : qui s'en charge ?
C'est à l'employeur de faire fonctionner le système de pointage afin de disposer de documents (papiers et/ou numériques) décomptant et enregistrant le temps de travail de ses salariés.
Il peut cependant confier cette tâche à ses salariés en leur demandant de procéder eux-mêmes à tout ou partie des opérations de pointage et/ou récapitulatif des heures et/ou jours travaillés :
- Si les salariés chargés d'opérer tout ou partie des opérations de pointage et/ou récapitulatif de leurs heures et/ou jours travaillés ne le font pas, l'employeur peut les sanctionner pour cela.
- En revanche, cette abstention des salariés ne l'exonère pas de sa responsabilité pénale pour oubli de décompte du temps de travail si les horaires des salariés sont individualisés.
Prévoir l'aspect contractuel
La mise en place d'un pointage du personnel systématique fait apparaître les éventuels dysfonctionnements de la gestion du temps de travail. Le pointage du personnel risque en effet de faire apparaître des heures supplémentaires ou des heures à rattraper en grande quantité.
Exemple : un bar ferme à 22 h 00. Le contrat du salarié qui assure la fermeture prévoit un départ à 22 h 30, mais il faut 45 minutes pour clôturer la caisse et ranger la salle. Au bout d'un mois, on compte 5 heures de dépassement, puis au bout d'un an 50 heures, soit une semaine et demie de temps excédentaire à payer en heures supplémentaires ou à récupérer.
Le pointage méthodique du personnel nécessite donc souvent :
- De signer des avenants aux contrats pour les faire correspondre à la réalité du temps de travail, avec les éventuels aménagements qui s'imposent.
- De négocier un accord sur le temps de travail qui prévoira :
- de ne pas décompter les heures au-delà d'une de marge (30 minutes ou 1 heure après la limite contractuelle), sauf ordre écrit ;
- que le salarié devra régulariser son temps total de travail par quinzaine ou par mois, afin de ne pas cumuler des excédents d'heures, le dépassement étant alors perdu.
Bon à savoir : les juges considèrent que, lorsque les heures supplémentaires d’un salarié sont comptabilisées par un logiciel de pointage, l’employeur a été informé des heures effectuées et a ainsi donné son accord au moins implicite pour la réalisation de ces heures. Par conséquent, ces heures supplémentaires doivent être rémunérées (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).