Chaque salarié bénéficie d’une pause de 20 minutes après six heures de travail, dont il profite généralement pour déjeuner ou dîner. Il ne peut pas toujours rentrer déjeuner à la maison. Le système des paniers repas lui est alors présenté.
Présentation des paniers repas
Les paniers repas permettent la prise en charge par l’employeur du coût des repas du salarié. Il convient de ne pas confondre les paniers repas avec les tickets restaurants.
Définition des paniers repas
Par principe, les paniers repas sont des frais engagés par le salarié pour déjeuner ou dîner pendant son travail et qui sont, à ce titre, remboursés par l’employeur.
Ils appartiennent à la catégorie des frais professionnels, c’est-à-dire des charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions (arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale). Ils peuvent être exonérés de cotisations sous conditions.
Une indemnité distincte des tickets restaurants
Le titre restaurant est un titre spécial de paiement « des repas » (support papier ou sous forme dématérialisée), remis par l’employeur au salarié. Le salarié ne peut utiliser les titres restaurant en sa possession que pour régler la consommation d’un repas, de préparations alimentaires directement consommables, de fruits et légumes (article L. 3262-1 du Code du travail). Dans ce cas, c’est le mode de paiement qui est spécifique, mais le salarié déjeune où il le souhaite (au restaurant ou non).
Panier repas pour salariés se déplaçant ou non
Ce panier repas peut être octroyé aux salariés sédentaires tout comme aux salariés itinérants, tant qu’ils n’ont pas la possibilité de rentrer déjeuner chez eux.
La convention collective, un accord d’entreprise ou le contrat de travail fixe le montant de cette prime de panier. Mais c’est la loi qui en limite le montant de l’exonération.
Salarié se déplaçant insusceptible de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel
L’indemnité de repas versée peut être exonérée de charges dans la limite de 19,40 € (en 2022) lorsque le travailleur salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier.
Il faut que les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et qu’il soit contraint de prendre son repas au restaurant. Il est alors remboursé intégralement de ses frais professionnels, ou l’employeur paie le repas du salarié directement au restaurateur.
S’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, alors l’indemnité prise en charge est limitée à 9,50 €.
Salarié sédentaire contraint de prendre son repas dans l’entreprise
Le repas pris à la cantine ou au restaurant d’entreprise bénéficie également d’une exonération sous conditions. Pour mémoire, la cantine ou le restaurant d’entreprise est un établissement qui bénéficie du taux réduit de la taxe sur la valeur ajoutée aux recettes provenant de la fourniture des repas (circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2005-389 du 19 août 2005).
La limite de l’exonération est fixée à 6,80 € en 2022. Elle est acquise si le salarié est contraint de prendre ses repas dans l’entreprise en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail, telles que travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit.