L’agent appelé à se déplacer pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, peut prétendre au remboursement des frais qu’il engage dans l’exercice de ses fonctions.
Il en est ainsi des frais liés au déplacement, à la nourriture et au logement. Le point sur les modalités d’un tel remboursement.
Conditions générales de remboursement des frais de mission
Rappelons, pour commencer, que la résidence administrative est la commune sur laquelle se situe, à titre principal, le service où l’agent est affecté, alors que la résidence familiale est la commune sur laquelle se situe le domicile de l’agent.
Le remboursement des frais de mission est un droit pour les agents, dès lors que ces frais sont engagés conformément aux dispositions réglementaires et autorisés par l’administration d’autorité :
- L’agent doit être en possession d’un ordre de mission. C’est un document qui précise l’objet, le lieu, la date et le mode de transport utilisé, avec le cas échéant la classe autorisée.
- Si l’agent effectue des déplacements réguliers, l’ordre de mission peut comporter plusieurs missions. Le document précise alors la durée de validité (12 mois maximum), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport.
Sauf pour l’indemnité de repas qui est forfaitaire, l’agent qui souhaite être remboursé doit présenter à l’administration toutes les pièces justifiant les dépenses qu’il a réellement engagées. Il doit ainsi établir un état de ses frais.
Toutefois, l’administration peut également assurer directement la prise en charge des frais.
Frais de mission : frais de déplacement, d’hébergement et de repas
Frais de déplacement
La prise en charge des frais de déplacement peut s’effectuer :
- soit directement par l’administration, par la remise d’un bon de transport à l’agent pour l’utilisation des transports en commun ;
- soit directement à l’agent par un remboursement du prix des billets, de l’abonnement ou des indemnités kilométriques.
Pour information, voici ci-dessous le montant des indemnités kilométriques applicable aux voitures en 2022.
| Puissance administrative en CV | Jusqu’à 2 000 km | De 2 001 à 10 000 km | Au-delà de 10 000 km |
|---|---|---|---|
| 5 CV et moins | 0,32 € | 0,40 € | 0,23 € |
| 6 et 7 CV | 0,41 € | 0,51 € | 0,30 € |
| 8 CV et plus | 0,45 € | 0,55 € | 0,32 € |
Les agents de la fonction publique ont la possibilité d’utiliser leur véhicule personnel (automobile ou véhicule à moteur à deux roues) si l’une des conditions suivantes est remplie :
- Son utilisation est économique ou permet un gain de temps appréciable.
- Son utilisation est rendue nécessaire par l’absence permanente ou occasionnelle de moyens de transport en commun.
- Si l’agent a l’obligation de transporter du matériel fragile, lourd ou encombrant.
Frais d’hébergement et de repas
Pour obtenir le remboursement des frais d’hébergement, l’agent de la fonction publique doit obligatoirement présenter à son administration des justificatifs de paiement de son hébergement. Les frais d’hébergement sont remboursés selon un montant forfaitaire journalier fixé à :
- 110 € par jour à Paris ;
- 90 € par jour dans une autre commune du Grand Paris ;
- 70 € dans une autre ville d’Île-de-France ;
- 90 € dans une ville de plus de 200 000 habitants ;
- 70 € dans les autres communes.
Le remboursement des frais de repas est forfaitaire. Cela signifie que l’indemnité est versée quel que soit le montant réel de la dépense et sans que l’agent ait l’obligation de fournir un justificatif de paiement attestant de l’effectivité de la dépense. Le montant de ce remboursement est fixé à 17,50 € par repas.