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La prise en charge par l'employeur des frais de transport du salarié de son domicile à son lieu de travail n'est obligatoire que dans certains cas. Toutefois, l'employeur peut décider d'une prime de transport sous certaines conditions.
Prime de transport : obligations de l'employeur
Par principe, il existe une obligation de prise en charge pour moitié par l’employeur des frais de transport en commun engagés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail (et inversement). Mais cette prise en charge n’est pas due en cas de transport individuel.
Cependant, pour 2022 et 2023, la prime de transport est aussi ouverte à l'ensemble des salariés engageant des frais de carburant ou des frais d'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, y compris s'ils ont la possibilité d'utiliser des transports collectifs (loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022).
À noter : de plus, une indemnité carburant de 100 € par personne est versée aux travailleurs qui utilisent leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail. Les personnes éligibles doivent être établies en France, avoir au moins 16 ans au 31 décembre 2021 et un revenu fiscal de référence par part inférieur à 14 700 € pour leur déclaration de revenus 2021. Pour bénéficier de cette indemnité, le salarié doit en faire la demande sur le site impots.gouv.fr avant fin mars 2023.
Bon à savoir : si l’employeur ne respecte pas son obligation de prise en charge des frais professionnels, le salarié concerné peut intenter une action en paiement. Cette action n’est pas soumise à la prescription de 3 ans applicable à l’action en paiement du salaire, mais à une prescription de 2 ans car il s’agit d’une action portant sur l’exécution du contrat de travail (Cass. soc., 20 novembre 2019, n° 18-20.208).
Il s’agit alors d’une simple faculté pour l’employeur de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour les déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. L’employeur peut également prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation des véhicules hybrides rechargeables, électriques ou hydrogènes engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (article L. 3261-3 du Code du travail).
Bon à savoir : n’est pas considéré comme du temps de travail effectif le temps de déplacement professionnel pour se rendre du domicile aux lieux d'exécution du contrat de travail. En revanche, ce temps de déplacement ouvre droit à une contrepartie financière ou en repos compensateur s'il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail (Cass. soc., 5 juin 2019, n° 17-26.286).
Pour l’encourager à cette prise en charge facultative, cette prime de transport n'est pas soumise à cotisations sociales. Elle n'est pas soumise non plus à l'impôt sur le revenu dans certaines limites.
Les entreprises visées sont :
- celles soumises à un accord conclu entre les entreprises et les organisations syndicales lorsque cette entreprise est soumise à une obligation de négociation ;
- ou en cas de décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité d’entreprise ou des délégués du personnel.
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Bon à savoir : il appartient à l'employeur de recueillir auprès de chaque salarié bénéficiaire les justificatifs de cette prise en charge, en prévention d'un contrôle URSSAF (article R. 3261-11 du Code du travail).
À noter : la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 a instauré le droit de bénéficier d'un contrôle de l'URSSAF sur demande. Les erreurs décelées à l'issue de ce contrôle ne sont pas sanctionnées financièrement, si elles répondent aux conditions pour bénéficier du droit à l'erreur (erreurs commises pour la première fois en l'absence de mauvaise foi ou de fraude). Le résultat de ce contrôle peut être opposable à l'URSSAF (articles L. 124-1 et L. 124-2 du Code des relations entre le public et l'administration). Dans le cadre de la politique du droit à l'erreur, le site oups.gouv.fr, destiné aux particuliers et aux professionnels, répertorie les principales erreurs administratives et donne des conseils pour les éviter.
Par ailleurs, dans la fonction publique, depuis le 1er septembre 2023, la participation des employeurs sur les abonnements souscrits par les agents publics à un service de transports collectifs ou à un service public de location de vélos passe de 50 % à 75 % (décret n° 2023-812 du 21 août 2023). Cette prise en charge est obligatoire et concerne tous les agents (fonctionnaires ou contractuels) pour les trajets entre leur lieu de travail et leur résidence habituelle. Les titres de transport concernés sont les abonnements de train, de bus, de métro, de tram ou les abonnements à un service public de location de vélos.
Conditions pour être bénéficiaire de la prime de transport
Certains salariés de l'entreprise sont exclus de ce dispositif (article R. 3261-12 du Code du travail) :
- lorsqu’un véhicule est mis en permanence à disposition du salarié, et que les dépenses de carburant et d'alimentation du véhicule sont prises en charge par l’employeur ;
- lorsque les salariés sont logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais ;
- lorsque le transport est assuré gratuitement par l'employeur.
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Cette prime, pour pouvoir être exonérée de cotisations sociales, est soumise à plusieurs conditions. D'abord, tous les salariés doivent en bénéficier selon les mêmes conditions (article L. 3236-4 du Code du travail et L. 3261-3 du Code du travail), c’est-à-dire :
- les salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail soit est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l'employeur, soit n'est pas inclus dans le périmètre d'un plan de mobilité obligatoire (pas de transport en commun) ;
- ou ceux dont l'utilisation du véhicule est rendue nécessaire par les conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
Pour les salariés travaillant à temps partiel :
- si le temps de travail est supérieur à la moitié de la durée légale ou conventionnelle : alors ces dispositions seront prises en charge par l’employeur comme si le salarié travaillait à temps plein ;
- si le temps de travail est inférieur à la moitié de la durée légale ou conventionnelle : alors ces dispositions seront prises en charge au prorata du temps de travail (article R. 3261-16 du Code du travail).
Cumul de la prime de transport avec d'autres dispositifs
La prime de transport ne se cumule pas avec les frais de remboursement de transports collectifs ou avec les dispositions applicables au vélo ou avec un vélo à assistance électrique, à l'autopartage, au covoiturage ou aux engins de déplacement personnels (« forfait mobilités durables » – article L. 3261-3-1 du Code du travail).
Depuis le 11 mai 2020, les salariés qui effectuent leur trajet domicile-travail en autopartage (avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène) en covoiturage, à vélo, avec des engins de déplacement personnels (motorisés ou non) en location ou en libre-service (scooters et trottinettes électriques en free-floating par exemple) ou en transports en commun (hors abonnement relevant de la prise en charge par l'employeur à hauteur de 50 %) peuvent bénéficier du « forfait mobilités durables » prévu dans le cadre de la loi n° 2019-1428 du 24 décembre 2019 d'orientation des mobilités (les modalités de mise en œuvre ont été définies par le décret n° 2020-541 du 9 mai 2020).
Ce forfait, d'un montant maximal de 700 € par an et par salarié (en 2022 et 2023), est exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales. Il remplace l’indemnité kilométrique vélo.
Bon à savoir : le forfait mobilités durables s'applique aux trois versants de la fonction publique (d'État, territoriale et hospitalière), suite aux décrets n° 2020-543 du 9 mai 2020, n° 2020-1547 du 9 décembre 2020 et n° 2020-1554 du 9 décembre 2020.
En revanche, le « forfait mobilités durables » se cumule avec la participation de l’employeur à l’abonnement de transports en commun. Le montant des 2 aides ne peut pas dépasser 800 € par an (loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022) en 2022 et 2023, ou le montant du remboursement de l’abonnement de transports en commun si celui-ci dépasse ce montant.
La prise en charge des frais personnels de transports par l’employeur peut prendre la forme d’un titre-mobilité (articles L. 3261-5 et suivants du Code du travail) dont le fonctionnement est comparable à celui du titre-restaurant.
Le titre-mobilité peut être utilisé dans le cadre de :
- La vente de cycles et cycles à pédalage assisté.
- La vente de détail d'équipements pour cycles et cycles à pédalage assisté.
- L'entretien et réparation de cycles et cycles à pédalage assisté.
- La vente de titres permettant l'accès à un stationnement sécurisé pour cycles.
- L'assurance pour cycles et cycles à pédalage assisté.
- La location, quelle qu'en soit la durée, et mise à disposition en libre-service de cycles, cycles à pédalage assisté, engins de déplacement personnels, cyclomoteurs et motocyclettes.
- La vente d'engins de déplacement personnels motorisés.
- Les services de covoiturage.
- La location de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène en libre-service et accessibles sur la voie publique.
- La vente de titres de transport en commun.
- La vente de détail de carburants.
- La vente d'alimentation ou recharge pour véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.