Remboursement des frais de déplacement

Sommaire

Les salariés du privé et les fonctionnaires ont droit à des indemnités pour certains de leurs déplacements.

Petit ou grand déplacement, vous êtes en droit de vous faire rembourser vos trajets ou vos repas lorsque vous ne pouvez pas faire autrement. On vous en dit plus !

À noter : le remboursement des frais professionnels supportés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle constitue une obligation pour l’employeur. Pour échapper à cette obligation, l’employeur ne peut pas invoquer le fait que le salarié n’a pas réclamé ce remboursement, ni insérer une clause dans le contrat de travail prévoyant que les frais professionnels sont à la charge exclusive du salarié (Cass. soc., 27 mars 2019, n° 17-31.116).

Bon à savoir : si l’employeur ne respecte pas son obligation de prise en charge des frais professionnels, le salarié concerné peut intenter une action en paiement. Cette action n’est pas soumise à la prescription de 3 ans applicable à l’action en paiement du salaire, mais à une prescription de 2 ans car il s’agit d’une action portant sur l’exécution du contrat de travail (Cass. soc., 20 novembre 2019, n° 18-20.208).

Salariés du privé : indemnités de déplacement

Les salariés du privé ont droit à des indemnités de petit et de grand déplacement. L'employeur peut déduire ces indemnités de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale, dans une certaine limite.

Bon à savoir : nous indiquons les règles légales ou réglementaires minimales pour la métropole (notamment l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale). Des conventions ou accords collectifs de travail peuvent prévoir des conditions plus avantageuses pour les salariés du privé. De plus, il y a des règles spécifiques pour les DOM-TOM.

À noter : tout employeur est tenu de rémunérer les heures supplémentaires effectuées par un salarié. Il ne peut substituer à cette rémunération le versement de frais de déplacement, même si les montants seraient identiques (Cass. soc., 9 septembre 2020, n° 18-23.093).

Indemnité de grand déplacement

Le salarié a droit à l'indemnité de grand déplacement quand ses déplacements professionnels induisent des frais supplémentaires de nourriture et de logement et quand les conditions suivantes sont réunies :

  • Le salarié est en déplacement professionnel.
  • Il est empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle. Il est présumé être dans ce cas si deux conditions sont remplies :
    • la distance séparant le lieu de résidence et le lieu du déplacement est égale à 50 kilomètres au moins ;
    • les transports en commun ne permettent pas d'effectuer cette distance en moins de 1 h 30 (pour un aller simple).
  • Par ailleurs, le salarié est également considéré comme étant en grand déplacement quand il est empêché de regagner son domicile en fin de journée, et ce pour des circonstances de fait.

Le salarié qui réunit les conditions pour avoir l'indemnité de grand déplacement, peut être dédommagé soit forfaitairement, soit sur la base des frais réellement engagés, soit sur une base mélangeant forfait et réel.

Il existe un barème pour l'indemnité de grand déplacement et la déductibilité. Il est revalorisé le 1er janvier de chaque année.

Indemnité de petit déplacement

L'indemnité de petit déplacement a pour objet de couvrir les frais de repas du salarié qui est en déplacement et qui doit prendre son repas sur son lieu de travail ou au restaurant.

Le salarié a droit à l'indemnité de petit déplacement dans les cas suivants :

  • Le salarié est en déplacement professionnel et est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail : il a droit à une indemnité de repas.
  • Ou bien, en raison de conditions particulières de travail (horaires, travail en équipe, travail posté, etc.), le salarié est obligé de prendre ses repas sur son lieu effectif de travail : c'est l'indemnité de restauration sur le lieu de travail.
  • Ou bien le salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier. De plus, les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas.

Il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession obligent le salarié à prendre son repas au restaurant. Dans ce cas, le salarié a droit à l'indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise.

Frais de déplacement des élus dans le cadre de leur mandat

Dans le cadre de leur mandat, les élus au comité social et économique sont amenés à se déplacer régulièrement. Les frais liés à ces déplacements sont à la charge du comité.

Il s’agit notamment des déplacements pour se rendre :

  • Aux réunions plénières.
  • Aux réunions extraordinaires.
  • Aux réunions organisées suite à tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves.
  • Aux réunions de la commission SSCT.
  • Aux réunions liées à des événements graves en rapport avec l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Dès lors que l’employeur a convoqué les élus à ces réunions, les frais de déplacement de ces derniers sont alors à sa charge.

Remboursement des frais de déplacement des fonctionnaires

Les fonctionnaires ont droit au remboursement de différents types de déplacements. Nous indiquons les plus pertinents.

Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements professionnels

Le fonctionnaire peut utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels à condition que cela soit justifié par l'intérêt du service.

Le fonctionnaire est alors indemnisé si les conditions suivantes sont réunies :

  • présenter des justificatifs de frais ;
  • avoir utilisé son véhicule personnel avec l'accord de sa hiérarchie ;
  • avoir souscrit une assurance avec garantie professionnelle.

L'indemnisation peut se faire sur la base d'indemnités kilométriques ou sur la base du tarif du transport public le moins cher.

Remboursement des frais de mission

Le fonctionnaire peut être envoyé en mission professionnelle. Il peut être amené à se déplacer hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour raisons de service. Dans ce cas, il a droit à des indemnités de mission :

  • la mission doit être de douze mois au maximum ;
  • il y a un remboursement forfaitaire des frais d'hébergement ;
  • à quoi s'ajoute un remboursement forfaitaire des frais de repas.

Bon à savoir : les frais de mission ne doivent pas être confondus avec les frais d'intérim. Il y a intérim quand le fonctionnaire se déplace pour occuper un poste temporairement vacant et situé hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale.

Pour aller plus loin :

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