Vous avez reçu une lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement.
Vous devez vérifier que votre employeur a respecté les règles de forme. Le non-respect de ces règles constitue une irrégularité de procédure qui vous ouvrira droit à des dommages-intérêts. Vous pouvez également vous faire assister par une tierce personne pendant l'entretien de licenciement.
Afin de préparer au mieux votre défense, voici comment préparer votre entretien de licenciement.
1. Vérifiez le délai entre la convocation et l'entretien
L’employeur doit adresser au salarié sa convocation à l’entretien préalable par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Afin de laisser le temps au salarié de préparer sa défense, cet entretien ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée de convocation ou sa remise en main propre. Le jour de la réception de la lettre, le jour de l'entretien et les jours non travaillés ne sont pas pris en compte dans ce délai. Ainsi, l’entretien ne peut avoir lieu qu’à partir du 6e jour ouvrable suivant la présentation de la lettre de convocation.
Bon à savoir : lorsque le délai expire un samedi ou un dimanche, l’entretien ne peut pas être prévu le lundi. En effet, le lundi correspond alors, suite à la prolongation, à la fin du délai minimum.
2. Vérifiez le contenu de la lettre
Certaines mentions sont obligatoires. Ainsi la convocation doit impérativement préciser :
- la raison pour laquelle vous êtes convoqué à l’entretien préalable sans pour autant préciser les motifs du licenciement projeté ;
- la date et l’heure de l’entretien ;
- le lieu de l’entretien ;
- la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant à l’entreprise ou par une personne extérieure à l’entreprise choisie sur une liste dressée par le préfet disponible en mairie.
La convocation doit également préciser l'adresse de la mairie du domicile du salarié (s’il est domicilié dans le département où est située l’entreprise ou bien, à défaut, celle de son lieu de travail) ainsi que l’adresse de la Dreets (ex-Direccte) dont dépend l’entreprise. Si l’une des deux adresses n’est pas mentionnée, cela constitue une irrégularité de procédure.
3. Trouvez une personne pour vous assister
Se faire assister pendant l'entretien n'est pas obligatoire, mais fortement conseillé. La personne qui vous assistera pourra vous remettre un compte rendu de l'entretien ce qui permettra de prendre note des éventuelles irrégularités.
Votre entreprise dispose de représentants du personnel
Si votre entreprise dispose de représentants du personnel membres du comité social et économique, vous pouvez uniquement vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise.
Il peut s’agir d’un représentant du personnel ou bien d’un autre salarié, sans mandat de représentation du personnel.
Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) – les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) – en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l’obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
Votre entreprise n’a pas d’institutions représentatives du personnel
Si votre entreprise n’a pas d’institutions représentatives du personnel, vous pouvez vous faire assister gratuitement par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise ou par un conseiller du salarié, extérieur à l’entreprise, dont la liste, dressée par le préfet, est consultable en mairie ou auprès de la Dreets (ex-Direccte).
4. Assistez à l'entretien
L’entretien préalable doit permettre de recueillir les explications du salarié sur les faits qui lui sont reprochés. Il ne doit pas se transformer en enquête ou en tribunal.
Personnes présentes
L'entretien est un entretien individuel. Plusieurs salariés ne peuvent pas être convoqués en même temps.
Il a lieu dans un bureau fermé en présence :
- de l’employeur et son assistant éventuel ou son représentant ;
- ainsi que le salarié secondé également, s’il y a lieu, par un assistant.
Par principe, un entretien préalable au licenciement doit se tenir en présence physique des parties. En revanche, il peut se dérouler par téléconférence si l’éloignement géographique des parties l’oblige, dès lors que les droits du salarié sont respectés et qu’il est en mesure de se défendre utilement (CA Versailles, 4 juin 2020, n° 17/04940).
Déroulement de l'entretien
C'est l'employeur qui prend la parole en premier. Il doit vous indiquer le ou les motifs de la décision envisagée et recueillir vos explications ou celle de votre conseiller.
Une discussion doit avoir lieu afin de vous permettre de connaître les motifs du licenciement envisagé et de vous expliquer à ce sujet.
Seuls les griefs évoqués durant l’entretien peuvent être repris dans la lettre de licenciement. À défaut, c'est une irrégularité de forme qui pourra donner lieu à des dommages et intérêts.
L’employeur ne doit en aucun cas faire part au salarié de sa décision de le licencier pendant l’entretien. L’objectif est seulement de recueillir vos explications. La loi lui impose un délai de réflexion avant de vous faire connaître sa décision.
5. À l’issue de l'entretien
Si à la suite de l'entretien, votre employeur décide de vous licencier, ce qui est quasiment toujours le cas, il doit vous notifier le licenciement par écrit.
Contenu de la lettre
- La notification du licenciement doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception.
- La lettre de licenciement doit obligatoirement être motivée, c’est-à-dire expliquer les motifs qui ont conduit l'employeur à cette décision.
Délai d'envoi de la lettre de licenciement
Après l’entretien et avant d’envoyer la lettre de licenciement, l’employeur doit attendre un délai minimal d'au moins 2 jours ouvrables après la date de l'entretien.
Bon à savoir : si l’employeur décide de changer la date de l’entretien préalable, cela n’a aucune conséquence sur le point de départ du délai de 2 jours. Celui-ci reste fixé à la date initialement prévue et non pas à la date à laquelle l’entretien a réellement eu lieu suite au changement effectué par l’employeur.
La loi ne fixe pas de délai maximal pour l'envoi de la lettre, sauf en cas de licenciement pour motif disciplinaire (1 mois maximum après le jour fixé pour l'entretien préalable).
Date de notification et préavis
La date de notification est importante car elle détermine le départ du préavis. Le préavis commence le jour de la première présentation de la lettre de notification, que le salarié en accuse réception ou non.
La durée du préavis est au moins égale :
- à un mois pour une ancienneté comprise entre 6 mois et 2 ans ;
- et à 2 mois pour une ancienneté égale ou supérieure à 2 ans.
Délai pour contester le licenciement
Vous avez 2 ans à compter de la notification de celui-ci pour contester un licenciement pour motif personnel. Ce délai est réduit à un an s'il s'agit d'un licenciement économique.
Bon à savoir : l'employeur a la possibilité, lorsque des agissements suspects de la part d'un salarié sont portés à sa connaissance, de procéder à des investigations afin de prononcer d'éventuelles sanctions disciplinaires. Dans le cadre de cette enquête, l'employeur doit user de moyens justifiés et proportionnés. Ainsi, les investigations ne doivent pas porter une atteinte excessive à son droit au respect de sa privée sous peine de voir le licenciement refusé (CE, 4e et 1re ch. réunies, 2 mars 2020, n° 418640).
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