Lorsqu’un employeur souhaite rompre le contrat de travail de son salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable. La convocation à cet entretien préalable de licenciement doit respecter les formes légales.
La procédure commune à tous les licenciements passe obligatoirement par :
- la convocation à un entretien préalable ;
- l’entretien de licenciement ;
- la lettre de licenciement.
Convocation à l’entretien préalable au licenciement : conditions de forme
En cas de licenciement pour motif personnel ou de licenciement pour motif économique, le salarié doit être entendu au cours d’un entretien préalable. L’employeur qui envisage de licencier un salarié, quel qu’en soit le motif, doit donc convoquer celui-ci à un entretien préalable (articles L. 1232-2 et L. 1233-11 du Code du travail).
Par principe, un entretien préalable au licenciement doit se tenir en présence physique des parties. En revanche, il peut se dérouler par téléconférence si l’éloignement géographique des parties l’oblige, dès lors que les droits du salarié sont respectés et qu’il est en mesure de se défendre utilement (CA Versailles, 4 juin 2020, n° 17/04940).
Forme de la convocation de licenciement
La convocation à l’entretien doit respecter de strictes conditions de forme. Elle obéit à deux règles auxquelles on ne peut déroger.
La convocation est obligatoirement signifiée par écrit
Elle doit être signifiée par un moyen qui permet de prouver son expédition et sa réception, afin de prémunir l’employeur en cas de contestation :
- une lettre recommandée avec AR : l’accusé de réception constitue un moyen de preuve pour l’employeur ;
- la remise en main propre contre décharge : l’employeur donne la convocation au salarié de la main à la main, le salarié contresigne un double de la convocation ou un récépissé ;
- un courrier Chronopost car il permet de justifier des dates d’expédition et de réception de la lettre, et ne peut donc constituer une irrégularité de la procédure de licenciement selon les Hauts juges (Cass. soc., 8 février 2011, n° 09-40027) ;
- une signification par huissier (Cass. soc., 30 mars 2011, n° 09-71412) : c’est un moyen coûteux, mais utile en cas de grève de la poste.
La convocation ne peut pas être adressée au salarié par télécopie ou fax (Cass. soc., 13 septembre 2006, n° 04-45698).
La convocation doit être adressée dans un délai minimum de 5 jours ouvrables avant l’entretien
Cette mesure permet au salarié de préparer l’entretien : le jour de la réception, le jour de l’entretien et les jours non travaillés ne sont pas pris en compte.
Exemple : le salarié reçoit la convocation le jeudi et le lundi suivant est fermé ; l’entretien ne peut avoir lieu avant le vendredi suivant.
Lorsque le salarié est en congés payés au moment de l’envoi de la convocation, il convient d’allonger le délai de 5 jours ouvrables. En effet, les juges ont déjà eu l’occasion de se prononcer : ils ont estimé qu’un délai de 5 jours entre la convocation et l’entretien préalable était insuffisant pour permettre au salarié d’organiser sa défense et ont condamné l’employeur a verser une indemnité pour non-respect de la procédure de licenciement (Cass. soc., 13 décembre 2000, n° 93-43809).
Par ailleurs, si le délai de 5 jours expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant. Lorsque le délai expire un samedi ou un dimanche, l’entretien ne peut pas être prévu le lundi. En effet, le lundi correspond alors, suite à la prolongation, à la fin du délai minimum.
En cas de non-respect de ces dispositions, l’employeur est soumis aux sanctions prévues en cas de licenciement irrégulier.
Contenu de la lettre de convocation pour le licenciement
La lettre de convocation à l’entretien doit obligatoirement comporter 3 informations :
- L’objet de l’entretien : la lettre de convocation doit mentionner expressément l’éventualité du licenciement ; à défaut, le licenciement est irrégulier (Cass. soc., 31 janvier 2007, n° 05.40540).
Elle ne doit pas obligatoirement mentionner (sauf obligation conventionnelle) les motifs de l’éventuel licenciement : si l’employeur mentionne ces motifs, il est tenu de retenir les mêmes motifs dans la lettre de licenciement. - La date, l’heure et le lieu de l’entretien : l’employeur fixe librement la date et l’heure de l’entretien, et ce, même en dehors du temps de travail, pendant un congé ou un arrêt maladie. Toutefois, l’entretien doit se dérouler sur le lieu de travail du salarié ou au siège social de l’entreprise, sauf à justifier de raisons rendant impossible la tenue de l’entretien sur un de ces lieux. En effet, s’il souhaite retenir un lieu différent, l’employeur doit justifier d’un motif légitime.
L’employeur qui choisit la date et l’heure de manière à empêcher le salarié de préparer correctement sa défense ou d’être présent peut être sanctionné. - La faculté de se faire assister : au cours de l’entretien de licenciement, le salarié peut se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise, au choix du salarié, ou un conseiller extérieur à l’entreprise, choisi sur une liste départementale.
En l’absence de représentants du personnel, la lettre de convocation communique les adresses auxquelles le salarié peut trouver lesdites listes départementales.