Refuser un congé à un salarié

Sommaire

Dans certains cas, l’employeur est en droit de refuser l’octroi de jours de congé demandés par un salarié. Toutefois, ce droit est strictement limité à certaines situations prévues par le code du travail. Dans d'autres cas, les congés sont impératifs et l'employeur ne peut pas y déroger.

Voici les cas qui permettent à un employeur de refuser un congé à un salarié.

Zoom sur les congés qui ne peuvent pas être refusés

Un certain nombre de congés prévus dans le code du travail sont obligatoires et ne peuvent pas être refusés par l'employeur au salarié qui en fait la demande.

Congés pour événements familiaux

Plusieurs événements familiaux survenant dans la vie personnelle du salarié lui permettent de s'absenter de 1 à 7 jours : naissance, mariage, conclusion d’un PACS, décès, annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant ou annonce d'une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique afin d'être autonome (par exemple, le diabète ou l'épilepsie) ou d'un cancer

Bon à savoir : la liste des pathologies qui ouvrent droit à un congé spécifique est fixée par le décret n° 2023-215 du 27 mars 2023.

Prévus par l'article L. 3142 du Code du travail, ces jours d'absence ne peuvent être refusés au salarié. L'employeur peut toutefois demander au salarié de justifier de l’événement familial en lui remettant une attestation : acte de naissance, de décès ou de mariage, etc.

Bon à savoir : la loi fixe un nombre de jours d’absence minimum à l’article L. 3142-4 du Code du travail. La convention collective applicable dans l'entreprise peut prévoir des jours d'absence supplémentaires.

À noter : dès lors qu’un salarié est déjà en congés payés ou en repos hebdomadaire, il est considéré comme disponible. Par conséquent, s’il demande un congé pour événement familial à ce moment-là, l’employeur n’est pas tenu de le lui accorder. En effet, selon la Cour de justice de l’Union européenne et la jurisprudence française, un salarié perd son droit à congé pour événement familial lorsqu'il est déjà en congés payés au moment où il pourrait s’en prévaloir (CJUE, 4 juin 2020, aff. C-588-18).

Congé de deuil

Depuis le 1er juillet 2020, le salarié peut bénéficier d'un congé supplémentaire en cas de décès d'un enfant âgé de moins de 25 ans ou d'une personne à sa charge effective et permanente, âgée de moins de 25 ans (article L. 3142-1-1 du Code du travail créé par la loi n° 2020-692 du 8 juin 2020). 

Le congé de deuil est d'une durée de 8 jours fractionnables. Il peut être fractionné en 2 périodes, chacune étant d'une durée au moins égale à une journée (décret n° 2020-1233 du 8 octobre 2020).

Ce congé doit être pris dans un délai d’un an suivant le décès. Les deux parents peuvent bénéficier de ce congé, il n’est pas uniquement réservé à l’un d’entre eux. L’indemnisation du congé de deuil est possible, lorsque l’enfant n’est pas né vivant, mais qu’il a atteint le seuil de viabilité fixé par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS), soit une naissance après 22 semaines d’aménorrhée ou un poids du fœtus de 500 g.

Pendant ce congé, les parents touchent des indemnités journalières de la Sécurité sociale et une allocation forfaitaire de la CAF de 1 024 € si leurs ressources sont supérieures à 87 560 € ou de 2 048 € si elles sont inférieures.

Congé de maternité

Toute salariée enceinte a droit à un congé de maternité durant la période qui se situe autour de la date présumée de son accouchement. Sa durée est variable selon le nombre d'enfants à naître et le nombre d'enfants déjà à charge. L'employeur ne peut pas refuser un congé de maternité.

Congé de paternité ou d'accueil du jeune enfant

Accordé lors de la naissance d'un enfant pour une durée de 11 à 18 jours, il ne peut être refusé au père salarié ou à la personne salariée vivant avec la mère de bénéficier d'un congé indemnisé, dans les mois qui suivent l'accouchement.

Congé de présence parentale

Accordé pour 310 jours maximum sur 3 ans au salarié dont l'enfant à charge, de moins de 20 ans, est atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants, le congé de présence parentale ne peut être refusé.

Le congé de présence parentale est prévu par les articles L. 1225-62 et suivants du Code du travail, modifiés par la loi n° 2019-180 du 8 mars 2019.

Le droit est ouvert pour une durée égale à la durée prévisible du traitement fixé par le médecin qui suit l'enfant. Le médecin établit un certificat médical précisant la durée prévisible du traitement qui peut avoir une durée comprise entre 6 mois et 1 an.

Le décret n° 20201208 du 1er octobre 2020 précise que l'AJPP peut être versée à la demi-journée. En cas de fractionnement du congé, la durée minimale de chaque période de congé est d’une demi-journée.

Suite au décret n° 2020-470 du 23 avril 2020, le réexamen de la durée prévisible de traitement peut être demandé au médecin qui suit l'enfant à tout moment à compter du dernier mois précédant :

  • soit l'échéance de la durée prévisible de traitement initialement fixée ;
  • soit l'issue de la durée maximale de 1 an en cas de durée prévisible de traitement supérieure ou égale à 1 an.

Il n'est plus nécessaire de demander le certificat médical tous les 6 mois (article D. 544-2 du Code de la sécurité sociale). Par ailleurs, il est possible de demander une fois le renouvellement du congé de présence parentale avant l'issue du délai de 3 ans.

Bon à savoir : lorsque le renouvellement de l’allocation journalière de présence parentale est demandé avant la fin du délai de 3 ans, le salarié doit informer son employeur de l’avis favorable rendu par le service du contrôle médical, au moins 15 jours avant le début du congé renouvelé. Le droit à l’allocation journalière est ensuite ouvert pour une nouvelle période de 3 ans.

À noter : depuis le 21 juillet 2023, les salariés en congé de présence parentale bénéficient d’une protection contre le licenciement. En effet, un employeur ne peut pas rompre le contrat de travail d'un salarié pendant ce congé ni pendant les périodes travaillées si le congé de présence parentale est fractionné ou pris à temps partiel. Une exception est prévue lorsque l'employeur peut justifier la rupture par une faute grave du salarié ou par l'impossibilité de maintenir le contrat en invoquant un motif étranger à l'état de santé de l'enfant (loi n° 2023-622 du 19 juillet 2023).

Le congé de présence parentale est aussi ouvert aux fonctionnaires. Depuis le 28 août 2023 (décret n° 2023-825 du 25 août 2023), les fonctionnaires peuvent prendre ce congé de manière fractionnée en demi-journées et non plus au minimum par journée. De plus, le congé de présence parentale des fonctionnaires peut être renouvelé avant le terme de la période de 36 mois au titre de la même maladie ou du même handicap lorsque :

  • l’agent a atteint le nombre maximal de jours pouvant être accordés avant le terme de la période de 36 mois ;
  • l’agent en a fait la demande au moins 15 jours avant le terme du congé ;
  • l’agent présente un certificat médical justificatif.

Congés payés

Comme le prévoit l'article L. 3141-1 du Code du travail, tous les salariés ont droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur. Chaque mois de travail ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables, c’est-à-dire 30 jours ouvrables de repos (5 semaines) pour une année complète de travail (du 1er juin au 31 mai).

Si l’employeur est libre de fixer l'ordre de départ de ses salariés en congés, il doit toutefois respecter un certain nombre de règles. Il ne peut pas :

  • refuser à un salarié la possibilité de prendre ses congés payés ;
  • refuser d'accorder moins de 12 jours de congé consécutifs en été ;
  • refuser à un couple travaillant dans la même entreprise la possibilité de prendre des congés au même moment ;
  • modifier la date des congés qui a été fixée moins d'un mois avant le départ prévu du salarié.

La période de prise de congés payés, tout comme l'ordre des départs, sont fixés par accord d'entreprise ou par accord de branche ou, à défaut, par l'employeur après avis du comité social et économique (CSE). La période des congés payés est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture.

À noter : les droits à congés payés reportés ont, selon le juge, la même nature que les congés payés annuels. Par conséquent, un employeur ne peut pas contraindre un salarié à prendre ses congés payés reportés, sans respect du délai de prévenance, le jour de son retour d’un arrêt de travail, en raison de l’accumulation des congés reportés. De même, les règles de fixation de l’ordre des départs en congé annuel s’appliquent aux congés annuels reportés (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-21.681).

Bon à savoir : le salarié qui ne respecte pas les dates de début et de fin des congés payés commet une faute de nature à justifier une sanction, voire un licenciement pour cause réelle et sérieuse ou faute grave.

1. Vérifiez que la demande de congé peut être refusée

Certains congés prévus par le Code du travail peuvent être refusés par l'employeur si le salarié ne respecte pas certaines conditions, notamment d'ancienneté ou si le départ en congé risque de perturber fortement l'organisation de l'entreprise. Il s'agit de congés qui permettent au salarié de s’absenter pour mener à bien un projet personnel.

Bon à savoir : le salarié peut contester le refus de l'employeur de lui accorder un congé spécifique devant le conseil de prud'hommes.

Le congé sans solde

Demandé par le salarié qui a besoin de prendre un congé pour convenance personnelle, le congé sans solde peut être refusé par l'employeur sans avoir à en préciser le motif.

Bon à savoir : un salarié peut renoncer à sa demande de congé sans solde dès lors qu'il n'a pas encore reçu l'accord de l'employeur. Dans ce cas, l'employeur est tenu d'accepter la renonciation du salarié à son congé sans solde (Cass. soc., 29 janvier 2020, n° 18-19.313).

Le congé de proche aidant (ex-congé de soutien familial)

Suite à la loi Travail du 8 août 2016, le congé de soutien familial est devenu le congé de proche aidant le 1er janvier 2017.

Le congé de proche aidant (ex-congé de soutien familial) est destiné à permettre à un salarié de s'occuper d'un proche handicapé ou faisant l'objet d'une perte d'autonomie d'une particulière gravité pendant une durée de 3 mois renouvelable (1 an maximum). Il peut être refusé si le salarié a moins de 1 ans d'ancienneté.

Bon à savoir : depuis le 30 septembre 2020, le congé de proche aidant est indemnisé. Le montant de l'allocation journalière du proche aidant (AJPA) est de 58,59 € par jour ou 29,30 € par demi-journée en 2022. Notez que l’allocation journalière de proche aidant n’est pas prise en compte pour le calcul du RSA, ni pour le calcul de la prime d’activité (articles R. 262-11 du Code de l’action sociale et des familles et R. 844-5 du Code de la sécurité sociale, modifié par le décret n° 2020-1343 du 4 novembre 2020).

À noter : depuis le 11 mars 2023, le congé de proche aidant et le congé de solidarité familiale sont étendus aux particuliers employeurs et à leurs salariés (loi n° 2023-171 du 9 mars 2023).

Le congé de solidarité familiale

Le congé de solidarité familiale permet d'assister, sous conditions, un proche en fin de vie. Il peut être pris en continu pendant 3 mois renouvelable une fois ou à temps partiel. Si le salarié souhaite bénéficier du congé en continu, l'employeur ne peut pas s'y opposer. Par contre, l'employeur peut refuser le congé pris tout en continuant à travailler à temps partiel.

Le congé pour création d’entreprise

Le congé pour création d’entreprise permet au salarié qui a au moins 24 mois d'ancienneté dans l'entreprise de prendre un congé à temps plein ou partiel pendant un an (renouvelable une fois) pour créer ou reprendre une entreprise.

Le congé sabbatique

Un congé sabbatique de 6 à 11 mois peut être accordé à tout salarié qui justifie :

  • d'une ancienneté de 36 mois minimum dans l'entreprise, consécutifs ou non ;
  • 6 ans d'expérience professionnelle ;
  • de ne pas avoir bénéficié, au cours des 6 années précédentes dans l'entreprise, d'un congé pour projet de transition professionnelle (PTP) d'une durée au moins égale à 6 mois, d'un congé pour création d'entreprise ou d'un autre congé sabbatique.

Bon à savoir : le PTP remplace le congé individuel de formation (CIF) depuis le 1er janvier 2019. Celui-ci consiste en une mobilisation particulière du compte personnel de formation (CPF).

À noter : depuis le 1er janvier 2017, dans les entreprises de moins de 300 salariés, l'employeur peut refuser le congé, après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, pour cause de préjudice à la bonne marche de l'entreprise. L'employeur doit alors motiver son refus.

Le salarié peut contester le refus dans les 15 jours à compter de la notification de refus.

Le congé parental d'éducation

Le congé parental d'éducation est accordé à temps plein ou temps partiel pour une durée variable de 1 an (renouvelable 2 à 5 fois selon les cas), à l'occasion de la naissance ou de l'arrivée au foyer d'un ou plusieurs enfants.

Le congé pour projet de transition professionnelle (ex-congé individuel de formation)

Le congé pour projet de transition professionnelle permet de s’absenter de son poste de travail pour suivre une formation de son choix. Pour en bénéficier, le salarié doit remplir certaines conditions et présenter sa demande à l’employeur, selon une procédure déterminée. À défaut, il peut être refusé.

Les salariés en CDI doivent justifier de deux ans de salariat dont un dans leur entreprise actuelle et ceux en CDD de 2 ans d'activité au cours des 5 dernières années, dont au moins quatre mois au cours de la dernière année. Mais ces conditions d’ancienneté ne sont pas exigées si le salarié a connu, dans les 24 mois ayant précédés sa demande, une absence au travail résultant d’une maladie professionnelle, ou une absence supérieure à 6 mois consécutifs résultant d’un accident du travail, ou d’une maladie ou d’un accident non professionnel (article D. 6323-9 du Code du travail).

Si le salarié remplit les conditions d’ouverture du droit au PTP (ancienneté, etc.) et respecte la procédure de demande d’autorisation d’absence, l’employeur ne peut pas s’opposer au départ en formation du salarié, mais il peut le reporter.

Le congé pour bilan de compétences

Destiné à permettre à un salarié de réaliser un bilan de compétences, le congé pour bilan de compétences dure au maximum 24 heures. Les salariés en CDI doivent justifier de 5 ans d'activité salariée, dont un an dans leur entreprise actuelle et ceux en CDD doivent avoir deux ans d'activité au cours des 5 dernières années dont quatre mois, consécutifs ou non, la dernière année.

À réception de la demande, l'employeur dispose d'un délai de 30 jours pour accorder, ou reporter, dans la limite de 6 mois, le congé. En cas de report, il doit préciser les raisons de service qui le motive.

Le congé de solidarité internationale

Le congé de solidarité internationale est accordé aux salariés justifiant d'un an d'ancienneté qui souhaite participer à une mission de solidarité à l'étranger pendant au maximum 6 mois.

2. Notifiez le refus de congé au salarié

Vous devez notifier votre refus d'accorder le congé au salarié selon les conditions prévues pour le congé demandé. Selon le type de congé refusé, vous devez ou non indiquer dans votre courrier le motif du refus.

À noter : suite au décret n° 2016-1555 du 18 novembre 2016, la lettre recommandée avec accusé de réception et la remise en main propre ne sont plus obligatoires. Depuis le 1er janvier 2017, à défaut de convention ou d'accord, le salarié doit informer l'employeur par tout moyen conférant date certaine de sa volonté de prendre un congé spécifique. Le refus d'accorder ce congé est rendu dans les mêmes conditions.

Refuser un congé sans solde

Le congé sans solde peut être refusé sans avoir à en préciser le motif.

Refuser un congé de proche aidant (ex-congé de soutien familial)

Le congé de proche aidant (ex-congé de soutien familial) peut être refusé si le salarié a moins de 1 an d'ancienneté.

Refuser un congé de solidarité familiale

Vous pouvez refuser que le congé de solidarité familiale soit pris de manière fractionnée, ou transformé en période d'activité à temps partiel.

Refuser un congé pour création d'entreprise

Vous pouvez refuser un congé pour création d’entreprise :

  • Si le salarié ne respecte pas les conditions d'ancienneté ou les formalités de demande du congé.
  • Dans les entreprises de moins de 200 salariés, si vous estimez que l'absence du salarié aura des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l'entreprise.

L'employeur doit motiver son refus par lettre recommandée avec accusé de réception. Le salarié peut contester ce refus dans les 15 jours suivant la réception de la lettre.

Refuser un congé sabbatique

Vous pouvez refuser un congé sabbatique :

  • Si le salarié ne respecte pas les conditions permettant d'en bénéficier (ancienneté insuffisante, demande de départ en congé dans un délai inférieur à 3 mois…).
  • Dans les entreprises de moins de 200 salariés uniquement, si vous estimez qu'il est préjudiciable à la bonne marche de l'entreprise. Vous devez recueillir l'avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel sur ce point.

Le salarié a 15 jours pour contester ce refus devant le bureau de jugement du conseil des prud'hommes.

Refuser un congé parental d'éducation

Vous pouvez refuser un congé parental d’éducation que si le salarié ne justifie pas d'au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date de naissance de l'enfant, soit à la date d'arrivée au foyer d'un enfant adopté (ou confié en vue de son adoption) de moins de 16 ans ou s'il n'a pas respecté les formes de la demande (délais, durée).

Refuser un congé pour bilan de compétence et congé pour projet de transition professionnelle

Vous ne pouvez les refuser que si le salarié ne respecte pas les conditions d'ancienneté et les délais de présentation de sa demande.

Congé de solidarité internationale

Vous pouvez le refuser dans les 2 cas suivants :

  • Si l'absence du salarié est préjudiciable à l'entreprise :
    • L'employeur peut refuser le congé s'il estime que l'absence du salarié est préjudiciable à la production et à la marche de l'entreprise.
    • Le refus doit être motivé et notifié au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 15 jours après la réception de la demande. À défaut de réponse dans ce délai, l'accord de l'employeur est considéré comme acquis.
    • Le refus de l'employeur peut être contesté devant le conseil des prud'hommes.
    • Lorsque le congé a été demandé en urgence 48 heures à l'avance, l'employeur doit faire connaître sa réponse dans un délai de 24 heures ; il n'est alors pas tenu de motiver son refus. L'absence de réponse ne vaut pas accord.
  • S'il existe déjà des salariés bénéficiant de ce congé dans l'entreprise, l'employeur peut refuser la demande de congé d'un nouveau salarié, car le nombre de salariés pouvant prendre simultanément un CSI est limité :
    • Dans les entreprises de moins de 50 salariés : 1 salarié.
    • De 50 à 99 : 2 salariés.
    • De 100 à 199 : 3.
    • De 200 à 499 : 4.
    • De 500 à 999 : 5.
    • De 1 000 à 1 999 : 6.
    • À partir de 2 000 : +1 par tranche supplémentaire de 1 000 salariés.

Le refus doit être motivé et notifié au salarié dans un délai de 15 jours après la réception de la demande. Ce délai est porté à 24 heures en cas d'urgence. À défaut de réponse dans ce délai, l'accord de l'employeur est considéré comme acquis. Le refus de l'employeur peut être contesté devant le conseil des prud'hommes.

Ces pros peuvent vous aider