E-mail, dossier personnel, téléphone… Comment employeurs et salariés peuvent-ils gérer les communications personnelles au travail ?
Gestion des communications personnelles des employés
Les employeurs doivent limiter les communications personnelles des salariés. Voici quelques pistes :
- Détailler le règlement intérieur :
- Les entreprises qui emploient habituellement au moins 50 salariés doivent rédiger un règlement intérieur à destination des salariés (article L. 1311-2 du Code du travail, modifié par la loi PACTE n° 2019-486 du 22 mai 2019).
- Celui-ci offre une opportunité idéale pour présenter les règles d’utilisation et du seuil de tolérance de l’utilisation des téléphones portables, des ordinateurs, etc dans un cadre personnel.
- Adapter sa politique en fonction du poste des employés :
- Un employeur peut tolérer qu’un employé de bureau réponde à un SMS alors qu’il ne le peut pas pour un vendeur en boutique.
- Tout dépend de la disponibilité du salarié, de sa cadence de travail, de son contact avec les clients, etc.
- Être réceptif aux urgences :
- Si l’employeur peut refuser de recevoir les communications personnelles de ses salariés sur le standard de l’entreprise ou peut interdire l’usage du téléphone portable pendant le service, il doit se montrer plus souple dans certaines circonstances.
- Par exemple, si l’épouse enceinte d’un des salariés est proche du terme, il doit accepter que celui-ci conserve son mobile allumé.
- Limiter l’utilisation d’Internet :
- Une entreprise peut limiter l’utilisation d’internet en bloquant l’accès à certains sites par des filtres ou en installant des logiciels de surveillance sur ses ordinateurs.
- Si elle opte pour cette dernière option, elle doit informer le comité social et économique (anciennement, le comité d’entreprise), la Cnil et les salariés.
- Respecter la vie privée de ses salariés :
- Un chef d’entreprise doit poser une limite vie privée / vie professionnelle claire.
- S’il ne tolère pas que les salariés aient une vie privée au travail, il ne doit pas faire intrusion dans celle-ci : heures supplémentaires à répétition par exemple.
Employés : il ne faut pas abuser
L’employé qui a la possibilité de passer des communications personnelles pendant le travail ne doit pas en abuser. Voici quelques suggestions pour éviter les dérives :
- Respecter le règlement intérieur : quelle que soit la politique de l’entreprise en matière de communications personnelles, le salarié doit s’y plier.
- Ne jamais transmettre les données de l’entreprise à des tiers :
- Le salarié a une obligation de loyauté envers son entreprise.
- Il ne peut donc confier à des tiers des informations obtenues dans le cadre de son travail.
- Cette obligation de loyauté peut être renforcée par des clauses de confidentialité (rester discret), de réserve (rester solidaire) et de non concurrence (rester fidèle).
- Identifier les communications personnelles :
- Marquer « privé » ou « personnel » sur un dossier ou dans l’objet d’un un mail personnel empêche l’employeur d’y accéder (arrêt « Nikon » de la Cour de cassation, 2001).
- Toutefois, trop de messages intitulés « privé » sur la messagerie professionnelle peuvent démontrer que le salarié se consacre trop souvent à des tâches personnelles sur le temps de travail.
- Mieux gérer les communications personnelles :
- Il est préférable que l’employé effectue ses communications personnelles pendant les temps de pause.
- Pendant le temps de travail, il ne sera disponible que pour le travail et les urgences.