Un entretien individuel est un entretien annuel d’évaluation. C’est un rendez-vous entre un salarié et son employeur qui permet de faire le point sur ses compétences et ses résultats par rapport aux objectifs fixés. Explications.
Qu’est-ce que l’entretien individuel ?
Un entretien individuel est une rencontre entre un employeur et un salarié au cours de laquelle sont évaluées principalement :
- les compétences développées par le salarié ;
- la réalisation des objectifs fixés lors du dernier entretien individuel.
Bon à savoir : l’entretien individuel est aussi appelé « entretien d’évaluation ».
Le pouvoir de direction
L’entretien individuel est un droit qui découle du pouvoir de direction de l’employeur. Ce n’est pas une obligation légale.
Attention : l’entretien individuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel obligatoire, qui a lieu tous les deux ans et qui ne concerne que les évolutions professionnelles du salarié et ses besoins en formation.
La seule obligation : prévenir les salariés
Un employeur ne peut pas convoquer un salarié à un entretien individuel d’évaluation « par surprise ». C’est un processus qui doit être notifié à tous les salariés.
En effet, l’article L. 1222-3 du Code du travail indique que « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ».
Un salarié ne peut pas refuser de participer à un entretien individuel si sa direction l’a prévenu de cette pratique dans l’entreprise. Un refus peut être apparenté à une insubordination.
Entretien individuel : quel déroulement ?
La fréquence
Aucun texte de loi n’impose d’entretien individuel pour évaluer un salarié. La fréquence de ces entretiens individuels est donc libre et choisie par l’employeur. Ce peut être :
- tous les six mois dans les petites entreprises très dynamiques ;
- tous les ans, ce qui est le cas le plus observé ;
- tous les deux ans dans les grandes entreprises.
Les interlocuteurs
Dans les petites entreprises, l’entretien individuel peut être mené par l’employeur directement. Dans les grandes entreprises, ce sont les responsables hiérarchiques qui assurent ces entretiens.
Exemple : les managers font passer les entretiens individuels des salariés sous leur responsabilité, ils sont alors eux-mêmes évalués par leur hiérarchie.
Les entretiens individuels peuvent aussi être mis en place par le service des ressources humaines des entreprises.
Le contenu
Le contenu et la teneur d’un entretien individuel est à la discrétion de l’employeur. Cependant, la loi exige que « les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie » (article L. 1222-3 du Code du travail).
Bon à savoir : de nombreuses entreprises utilisent des grilles d’évaluation.
Parallèlement, le salarié est tenu de répondre à cet entretien d’évaluation de bonne foi.
Le suivi
À l’issue d’un entretien individuel, rien n’oblige l’employeur à notifier au salarié les résultats obtenus. Néanmoins, la loi précise que « les résultats obtenus sont confidentiels » (article L. 1222-3 du Code du travail).
Bon à savoir : si des données personnelles collectées lors de cet entretien individuel sont conservées sous format informatique, l’employeur doit le déclarer auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).
Entretien individuel : quels objectifs ?
Objectifs pour le salarié
L’entretien individuel ne doit pas être vécu par un salarié comme une sanction, mais comme un espace de dialogue avec sa direction. L’entretien individuel est le moment de :
- réaliser une autoévaluation de ses compétences mises en œuvre ;
- comprendre et intégrer les objectifs fixés par sa direction ;
- repérer ses points forts et ses points à améliorer ;
- faire reconnaître à sa hiérarchie ses performances ;
- partager avec sa hiérarchie sur ses envies d’évolution, ses ambitions.
À noter : lorsqu'une clause d'objectifs est prévue dans le contrat de travail, le salarié doit connaître les objectifs qui lui sont demandés par l'employeur avant le début de la période de référence. Ils peuvent, par exemple, être communiqués par l'employeur lors de l'entretien individuel. Cette règle permet au salarié de vérifier, par lui-même, s'il a bien atteint ses objectifs (Cass. soc., 9 mai 2019, n° 17-20.767).
Objectifs pour l’employeur
L’entretien individuel est un moment privilégié pour l’employeur. Il permet de dialoguer librement avec chacun de ses salariés.
L’entretien individuel est le cadre qui favorise :
- l’explication et la bonne intégration par les salariés des objectifs de l’entreprise ;
- la mise en valeur des compétences des salariés ;
- le repérage des difficultés de motivation, d’implication, de performance des salariés ;
- une meilleure vision de l’avenir de l’entreprise.