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Du fait de la mensualisation, il est parfois compliqué de connaître son temps de travail mensuel dont les règles de calcul sont réglementées par le Code du travail.
L’essentiel des salariés savent effectuer 35 heures par semaine mais ne connaissent pas leur temps de travail par mois. De plus, certaines activités connexes aux heures de travail doivent être considérées comme du temps de travail effectif.
Vous trouverez dans cette fiche pratique comment calculer son temps de travail mensuel.
Zoom sur la mensualisation
La majorité des salariés bénéficient d’une rémunération mensuelle indépendante du nombre de jours effectivement travaillés dans le mois.
Quelques professions ne sont pas concernées par la mensualisation et le calcul de leur salaire est basé sur le nombre réel d’heures et de jours effectués. C’est le cas des travailleurs à domicile, des travailleurs saisonniers, des travailleurs temporaires et des travailleurs intermittents du spectacle.
Bon à savoir : les cadres dirigeants ne sont pas soumis à un temps de travail.
Pour les autres, le temps de travail est calculé par une moyenne globale sur la base de l’horaire hebdomadaire légal soit 35 heures par semaine, sauf dérogations conventionnelles ou collectives.
Cela permet de faciliter le calcul de la rémunération, sans prendre en compte les variations du nombre de jours de chaque mois de l’année et des années bissextiles ou non.
Bon à savoir : la mensualisation permet également au salarié de calculer la rémunération des jours fériés et des jours de congés ainsi que le droit de percevoir une indemnité de licenciement, de départ en retraite et d’un droit au maintien de son salaire en cas de maladie ou d’accident.
1. Calculez votre temps de travail mensuel
Le temps de travail mensuel est le temps que le salarié va consacrer à son activité professionnelle sous la direction de son employeur. Le temps de travail n'est pas forcément productif : un temps de formation professionnelle constitue un temps de travail.
Le temps de travail se distingue du temps de repos, qui est le temps pendant lequel le salarié peut vaquer librement à ses occupations personnelles. Ainsi, le salarié est totalement dispensé, directement ou indirectement, sauf cas exceptionnels, d'accomplir pour son employeur une prestation de travail même si elle n'est qu'éventuelle ou occasionnelle.
À noter : pendant ses pauses, un salarié peut être tenu de rester en tenue de travail au cas où il devrait être appelé à tout moment pour exécuter son travail. Dès lors que le salarié est libre de rester dans le local prévu à cet effet ou d’aller où bon lui semble, la période de pause ne peut pas être considérée comme du temps de travail effectif ni être rémunérée en tant qu’heures supplémentaires.
La durée légale hebdomadaire de travail effectif est de 35 heures depuis la loi du 19 janvier 2000. Elle n'est ni un minimum, ni un maximum, elle représente une durée de référence au déclenchement des heures supplémentaires.
La rémunération mensuelle étant une moyenne, il faut procéder à un calcul afin de connaître votre temps de travail mensuel.
Exemple pour calculer son temps de travail mensuel : pour un salarié à temps plein travaillant 35 h / semaine, le calcul est le suivant : 35 h × 52 semaines / 12 mois = 151,666 h par mois.
2. Identifiez les activités considérées comme du temps de travail effectif
Le temps de travail effectif est défini par 3 critères :
- obligation de disponibilité du salarié à son employeur ;
- obligation de se conformer aux directives de l’employeur ;
- absence de liberté de vaquer à des occupations personnelles.
Il est important d’identifier les activités qui sont considérées comme du temps de travail. Si la question ne se pose pas pour les heures de travail classiques durant lesquelles vous accomplissez les tâches relatives à votre fonction, d’autres activités peuvent entrer dans votre décompte horaire mensuel de façon moins évidente.
Ainsi, les activités suivantes sont assimilées à du temps de travail selon le Code du travail :
- vos heures de délégation si vous êtes représentant du personnel (article L. 4614-6) ;
- le temps passé en réunion de négociation dans l’entreprise (article L. 2232-18) ;
- le temps consacré à l’expression (article L. 2281-4) ;
- la visite médicale d’embauche et tous les examens médicaux obligatoires (si vous ne pouvez pas avoir ces examens pendant les heures de travail, ils sont considérés comme temps de travail normal et rémunérés comme tel en application de l'article R. 4624-39 du décret du 27 décembre 2016) ;
- les heures de formation à l’initiative de l’employeur ou en contrat de formation en alternance (article L. 6321-2).
Important : prenez également en compte dans votre temps de travail mensuel les jours fériés chômés et les jours de congés payés.
Bon à savoir : certaines activités qui ne sont pas rémunérées sont prises en compte pour le calcul de l'ancienneté (congés de formation, absence de conseillers prud'hommes, etc.) ou pour l'acquisition de jours de congés payés (dans le cadre d’un accident de travail par exemple). Renseignez-vous.
Considérez de façon plus nuancée d'autres activités qui, selon les 3 critères exposés en introduction, pourront être considérées comme du temps de travail ou non.
Certaines activités font l'objet d'une contrepartie financière ou de repos, mais ne sont pas prises en compte pour calculer son temps effectif de travail :
- Les temps de pause et de restauration seront considérés comme temps de travail si vous devez rester à la disposition de l'employeur pour intervenir à tout moment et ne pas vous éloigner de votre travail.
Exemple : un chauffeur de car doit demeurer dans le car ou à proximité, la caisse et les billets étant sous sa responsabilité. Le règlement intérieur de l’entreprise précise en outre qu’il est interdit de laisser, même momentanément, le véhicule en stationnement à un emplacement non prévu par le service. Dans cette hypothèse, le salarié reste à la disposition de l'employeur et ne peut pas être considéré comme étant en pause non rémunérée (Cass. soc., 10 juillet 2019, n° 18-17.858).
- Les temps d'astreinte ne sont pas du temps de travail sauf lorsque vous intervenez mais elles donnent droit à des contreparties sous forme de repos.
Bon à savoir : un salarié qui est dans l'obligation de se rendre disponible certains jours pour pouvoir être joint afin de répondre aux besoins de l'entreprise est en astreinte, même si l'employeur ne le contraint pas de rester à domicile (Cass. soc., 20 janvier 2021, n° 19-10.956).
- Le temps de trajet de votre domicile à votre lieu habituel de travail n'est pas considéré comme temps de travail. En cas de changement, ponctuel, de lieu de travail, prenez en compte le temps de trajet supplémentaire. Si ce temps trajet coïncide avec vos horaires de travail, vous ne devez pas avoir de perte de salaire.
- Les temps de douche pour les travaux salissants.
- Les temps d'habillage et de déshabillage, devant être réalisés sur le lieu de travail, quand une tenue est obligatoire.
Le temps d’habillage et de déshabillage peut parfois ouvrir droit à contreparties, soit sous forme de repos, soit sous forme financière pour le salarié si les 2 conditions suivantes sont remplies :
- le port d’une tenue de travail doit être obligatoire en vertu de la loi, d’une convention collective, d’un accord collectif, du règlement intérieur ou du contrat de travail ;
- le salarié doit se changer dans l’entreprise ou sur son lieu de travail.
Si ces 2 conditions ne sont pas remplies, l’employeur n’a aucune obligation de prévoir une contrepartie (Cass. soc., 12 février 2020, n° 18-22.590 à 18-22.602).
Bon à savoir : considérez que lorsque vous partez en mission, celle-ci débute au moment où vous sortez de chez vous et se termine à votre retour. Elle est indemnisée par un complément de salaire prévu dans la convention collective ou dans les accords d'entreprise.
À noter : le fait, pour un salarié d'être dans l'obligation d'occuper une chambre située dans l’établissement de travail dans le cadre d'une permanence de nuit, lui offrant ainsi la possibilité d’intervenir si urgence, ne constitue pas du temps de travail effectif. En effet, le salarié a toujours la possibilité de vaquer à ses occupations personnelles (Cass. soc., 1er juillet 2020, n° 18-21.792).
3. Comptabilisez vos heures supplémentaires pour calculer votre temps de travail mensuel
Comptabilisez les heures supplémentaires par semaine et non par mois.
Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail au cours d'une même semaine chez un employeur. La durée de référence est de 35 heures.
Important : l'heure supplémentaire suppose qu'elle soit commandée ou validée par l'employeur. Parfois, la demande d'heures supplémentaires n'est pas formalisée. Il suffit alors que votre employeur ait formulé une demande implicite ou donné son accord implicite à l'accomplissement de dépassements d'horaires pour qu'il soit établi que vous avez bien effectué des heures supplémentaires. À défaut d'accord implicite, vous n'avez pas le droit au paiement des heures non commandées ou acceptées par l'employeur.
À noter : l'employeur est dans l'obligation de rémunérer les heures supplémentaires lorsqu'elles sont nécessaires à la réalisation des tâches confiées au salarié, même si l'employeur s'est fermement opposé à l'accomplissement de ces heures supplémentaires auprès du salarié (Cass. soc., 14 novembre 2018, n° 17-20.659).
Chaque semaine, relevez le temps consacré à des activités considérées comme du temps de travail effectif et remettez ce relevé à votre employeur ou au service du personnel.
Si vous constatez que ces activités ne sont pas prises en compte pour calculer votre temps de travail mensuel, demandez un entretien à votre employeur ou au service du personnel pour le signaler et obtenir réparation.
Conseil : si l'entretien n'a eu aucun effet, envoyez à votre employeur un courrier avec accusé de réception. Vous ferez état de la situation avec une référence au texte de loi concerné.
Si vous n'arrivez pas à faire reconnaître vos droits, consultez dans un premier temps vos représentants du personnel ou l'inspection du travail. Si l'irrégularité persiste, vous pourrez faire une réclamation prud'homale (vous disposez de 3 ans après l'irrégularité constatée).
Bon à savoir : si un litige survient entre un salarié et un employeur quant au nombre d’heures supplémentaires de travail effectué, la charge de la preuve repose aussi bien sur le salarié que sur l’employeur (Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919).
À noter : un employeur qui ne paye plus les heures supplémentaires d’un salarié mais, en substitution, lui attribue des primes exceptionnelles (exclues du calcul des congés payés alors que les heures supplémentaires constituent du temps de travail effectif), commet un manquement à ses obligations de nature à empêcher la poursuite du contrat de travail. Ce manquement justifie la prise d’acte de rupture du contrat de travail par le salarié (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-21.534).
4. Calculez vos heures supplémentaires
Les heures supplémentaires donnent lieu à une majoration du salaire de base réellement versé de 25 % pour chacune des 8 premières heures supplémentaires. Les heures suivantes donnent lieu à une majoration de 50 %.
La majoration des heures supplémentaires peut être réduite, après négociation d'un accord d'entreprise ou de branche, en respectant une limite de 10 % de majoration.
Important : la charge de la preuve des heures de travail effectuées par les salariés est facilitée par un assouplissement des moyens de preuve.
À noter : depuis le 1er janvier 2019, suite à la loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 et à la loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019, les heures supplémentaires sont exonérées de cotisations salariales d'assurance vieillesse et de retraite complémentaire d'origine légale et conventionnelle. Le taux de la réduction est égal à la somme des taux de chacune des cotisations dans la limite d'un taux maximum de 11,31 % (décret n° 2019-40 du 24 janvier 2019). Elles sont aussi exonérées d'impôt sur le revenu dans une limite annuelle de 7 500 €. L'exonération concerne les heures supplémentaires réalisées à compter de 2019, y compris si des heures supplémentaires sont décomptées à l’issue d’une période de référence commencée en 2018 et achevée en 2019 (instruction interministérielle n° DSS/5B/2019/71 du 29 mars 2019).
En cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, il appartient au salarié d'étayer sa demande par la production d'éléments suffisamment précis pour permettre à l'employeur de répondre, tels ses propres éléments sur les horaires effectivement réalisés. Il peut s'agir par exemple d'un décompte des heures prétendument réalisées. En revanche, des pages d'agenda remplies par le salarié ou le simple envoi de mails ne sont pas des éléments suffisants.
5. Veillez à la modulation du temps de travail
Un accord collectif peut prévoir une modulation du temps de travail sur tout ou partie de l'année (semaine, mois, trimestre, semestre, année).
Bon à savoir : lorsque la durée du travail de l'entreprise est organisée sous forme de périodes de travail ne dépassant pas 4 semaines chacune, cette modulation peut être mise en place unilatéralement par l'employeur (article D. 3122-7-1 et suivants du Code du travail). Cette organisation s'impose aux salariés.
Il s'agit du dispositif « annualisation du temps de travail ». La modulation permet de modifier la durée de référence pour le déclenchement des heures supplémentaires. L'accord doit contenir des dispositions obligatoires (article L. 3122-2 du Code du travail). Selon l'activité de l'entreprise, variable au cours de l'année, la durée de référence sera supérieure ou inférieure à 35 heures.
Par exemple, dans une association d'animation, les temps de vacances scolaires supposent de solliciter davantage les salariés animateurs. Il en résulte que :
- pour les vacances scolaires, la durée de référence sera de 42 heures et les heures au-dessus de cette référence seront des heures supplémentaires ;
- pour les autres périodes, la durée de référence sera de 32 heures et les heures au-dessus de cette référence seront des heures supplémentaires.
Dès lors, dans cette hypothèse, il sera préférable :
- de définir une programmation indicative de la répartition de l'horaire de travail ;
- de déterminer des « périodes hautes » et des « périodes basses » ;
- de prévoir les conditions de recours au chômage partiel.
Bon à savoir : depuis 2013, l'expression « chômage partiel » n'est plus utilisée dans le Code du travail qui lui préfère désormais la notion « d'activité partielle ».
Important : en tout état de cause, le total des heures cumulées sur l'année, dans le cadre de la modulation, ne peut dépasser 1 607 heures. Toute heure effectuée au-delà est qualifiée nécessairement d'heure supplémentaire.
6. Veillez aux mesures d'exclusion des heures supplémentaires
Vérifiez que vous n'êtes pas concerné par des dispositifs qui excluent les heures supplémentaires, à savoir les heures d'équivalence et les forfaits.
Les heures d'équivalences
Les heures d'équivalence sont des heures où, dans certaines professions (santé ou médico-social par exemple), des salariés peuvent être soumis à un temps de travail comportant des temps d'inaction et dépassant la durée légale du travail mais assimilé à celle-ci.
Par exemple : la durée hebdomadaire du travail peut être fixée, compte tenu du régime d'équivalence, à 38 heures qui seront décomptées comme 35 heures, les 3 heures d'inaction n'étant pas prises en compte au titre des heures supplémentaires.
Les heures d'équivalence (temps d'inaction) sont rémunérées conformément aux usages et accords étendus applicables à l'entreprise. La durée équivalente (par exemple 38 heures) est le seuil de déclenchement des heures supplémentaires (au-delà de 38 heures, ce sont des heures supplémentaires).
Le système d'équivalence permet uniquement à l'employeur de ne pas payer le salarié normalement mais ne l'exonère pas de son obligation de respecter le temps de pause obligatoire, les durées maximales de travail et les temps de repos obligatoires.
Les forfaits
Une convention de forfait est un accord permettant de convenir d'un salaire forfaitaire, incluant un nombre déterminé d'heures ou de jours.
Plusieurs types de conventions de forfait existent :
- les conventions de forfait en heures sur la semaine ou le mois ;
- les conventions de forfait en heures sur l'année ;
- les conventions de forfait en jours sur l'année.
Attention ! Le seul fait qu'un salarié et un employeur fixent une rémunération forfaitaire, sans que soit déterminé le nombre d'heures supplémentaires comprises dans cette rémunération, ne permet pas de caractériser une convention de forfait (Cass. soc., 4 décembre 2019, n° 18-15.963).